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Zulässige Formate der
E-Rechnung in Deutschland 

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb


Die elektronische Rechnungsstellung wird durch die EU-Norm 16931 vereinfacht und standardisiert. In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung zulässig, wobei jedes Format seine speziellen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile bietet. 

ZUGFeRD: Die flexible Lösung  

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert PDF und XML, um ein lesbares und zugleich maschinenlesbares Format zu schaffen. Es wurde entwickelt, um die Anforderungen der EU-Norm 16931 zu erfüllen und ist besonders in Deutschland und Österreich weit verbreitet. 

  • PDF/A-3 mit eingebettetem XML 
    ZUGFeRD besteht aus einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist, und einer eingebetteten XML-Datei, die für Maschinen geeignet ist. Dies macht es möglich, die Rechnung sowohl als PDF als auch als strukturierte XML-Datei zu senden. 
  • Einfache Integration 
    Das hybride Format passt gut in bestehende Systeme, da PDF bereits weit verbreitet ist. Dank des XML-Anteils kann die Rechnung auch automatisch verarbeitet werden, was eine vollständige Digitalisierung ermöglicht. 
  • Flexibilität und hohe Akzeptanz 
    ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die bereits PDF-Rechnungen nutzen und einen einfachen Übergang zur digitalen Verarbeitung suchen. Es wird von vielen Behörden und Unternehmen in Deutschland und Österreich akzeptiert. 

XRechnung: Der Standard für den öffentlichen Sektor  

XRechnung ist ein reines XML-Format und wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Norm 16931 und gewinnt auch für andere Bereiche an Bedeutung. 

  • Reines XML-Format 
    XRechnung verwendet ausschließlich XML, um Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar zu machen. Dies sorgt für eine nahtlose Integration in automatisierte Systeme und sichert eine hohe Datenqualität. 
  • Rechtskonformität 
    XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für die E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Es ist für öffentliche Aufträge in Deutschland verpflichtend und daher besonders relevant für Unternehmen, die im öffentlichen Bereich tätig sind. 
  • Hohe Standardisierung 
    Als reines XML-Format erleichtert XRechnung die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen und Institutionen. So kann der Aufwand für Anpassungen und die Verarbeitung der Rechnungen deutlich gesenkt werden. 

Zusammenfassung Vergleich 

Beide Formate erfüllen die EU-Norm 16931, bieten jedoch unterschiedliche Vorteile: 

ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung bevorzugen und bereits PDF-Rechnungen nutzen. Es bietet eine sanfte Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung mit integriertem XML. 

XRechnung eignet sich besonders für Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind oder hohe Anforderungen an Datenstrukturierung und Automatisierung haben. Das reine XML-Format ermöglicht eine einfache Integration in automatisierte Systeme 

Fazit – Eine Software, die beide Formate unterstützt

Mit LKL eRechnung erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung unterstützt. Sie ermöglicht eine unkomplizierte Integration in Ihre bestehenden Systeme und erleichtert Ihnen den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung nach EU-Norm 16931. Profitieren Sie von einer effizienten, gesetzeskonformen Abwicklung und wählen Sie die für Sie passende Lösung – alles in einem System. 

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Implementierung der Norm in Ihrem Unternehmen 

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E-Rechnung in Deutschland: Gesetzliche Anforderungen und EU-Norm 16931

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb


Die EU-Norm 16931 beschreibt das standardisierte Format für elektronische Rechnungen innerhalb der EU. Nach dieser Norm ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein bedeutender Schritt in der Harmonisierung der Rechnungsstellung innerhalb Europas. Doch was genau verbirgt sich hinter der Norm 16931 und wie beeinflusst sie Ihr Unternehmen? 

Was ist das Wachstumschancengesetz?  

Das Wachstumschancengesetz (WCG) soll Wachstumsimpulse für Unternehmen in Deutschland setzen sowie deren Zukunftsfähigkeit fördern. Ferner soll es die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland insgesamt stärken. 

Das Gesetz enthält für Unternehmen in Deutschland ebenfalls die Verpflichtung E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 empfangen und verarbeiten zu können. Der elektronische Datensatz einer E-Rechnung hat Vorrang vor der visuellen Darstellung der Rechnung (z. B. auf Papier, PDF-Format). Der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt damit ab diesem Zeitpunkt. 

XML-Rechnungen lassen sich im Gegensatz zu einem PDF nicht mit Standardprogrammen öffnen. Hierfür wird bald eine eigene Software zwingend erforderlich sein.

Was ist die EU-Norm 16931? 

Die EU-Norm 16931, auch bekannt als „EU-Norm für elektronische Rechnungen“, definiert die zentralen Anforderungen und Formate für die E-Rechnung. Das standardisierte XML-Format erleichtert den automatischen Austausch von Rechnungsdaten und die Integration in Buchhaltungssysteme. Ziel dieser Norm ist es, eine einheitliche und klare Methode zur Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung von E-Rechnungen zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Systemen und Ländern ermöglicht.

Vorteile der Norm EN16931  

Harmonisierung: 

Die Norm schafft einheitliche Regeln für den internationalen Handel. Dadurch wird es für Unternehmen einfacher, Rechnungen auch über Ländergrenzen hinweg auszutauschen, ohne sich an verschiedene nationale Standards anpassen zu müssen. 

Effizienzsteigerung:

Durch das standardisierte Format müssen weniger Daten manuell eingegeben werden, wodurch weniger Fehler passieren. Das spart Zeit und macht die Rechnungsverarbeitung reibungsloser. 

Kosteneinsparungen:

Die Automatisierung und Digitalisierung durch die Norm helfen, Kosten zu senken, indem Papierdokumente, Druck- und Versandkosten entfallen. Auch die Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen wird effizienter. 

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen? 

Nach dem Wachstumschancengesetz gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027. 
 
Von der E-Rechnungspflicht sind alle inländischen Unternehmen mit steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, welche sie an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B – von Firma an Firma) erbringen, betroffen. 
Nicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise. 


Übergangsregelungen für den Versand vom 1.01.2025 bis 31.12.2027

01.01.2025 – 31.12.2026

Für die ersten 2 Jahre sind Papierrechnung ohne Einschränkung weiterhin zulässig. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z. B. eine PDF-Rechnung können zu diesem Zeitpunkt nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versendet werden. 

01.01.2027 – 31.12.2027 

Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtet, nur noch E-Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Papierrechnungen und mit Zustimmung ihres Rechnungsempfängers PDF-Rechnungen versenden. 

Implementierung der Norm in Ihrem Unternehmen 

Der Übergang zu E-Rechnungen nach EU-Norm 16931 erfordert eine gründliche Vorbereitung. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme anpassen oder neue Softwarelösungen integrieren, wie eRechnungPRO von der LKL Software, die das XML-Format unterstützen. Schulungen für Mitarbeiter sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und korrekt anwenden. 

Fazit

Durch das standardisierte Rechnungsformat können Unternehmen ihre Abläufe vereinfachen und Kosten sparen. Der Umstieg auf E-Rechnungen mag zunächst herausfordernd sein, doch die langfristigen Vorteile sind groß. Wenn Sie sich frühzeitig mit der EU-Norm 16931 beschäftigen und die notwendigen Anpassungen umsetzen, machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft und profitieren von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung. 

Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen, sich zu unserem Newsletter rundum Digitalisierung anzumelden. 

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Rechtliche Aspekte und Normen

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Die Zukunft der Rechnungsstellung: E-Rechnung im Fokus

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb


In der heutigen Geschäftswelt, in der Effizienz immer wichtiger wird, ist die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ein unverzichtbares Werkzeug geworden. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff und welche Vorteile bietet er Unternehmen?

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist die elektronische Form einer Rechnung, die anstelle von Papierdokumenten verschickt wird. Sie wird in einem standardisierten Format erstellt und über elektronische Wege wie E-Mail, Webportale oder spezialisierte Plattformen übermittelt. Im Gegensatz zur traditionellen Papierrechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die automatisiert verarbeitet werden können.

Die Vorteile der E-Rechnung 

  • Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf Papier und Porto spart nicht nur Geld, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand für das Drucken und Versenden von Rechnungen. Auch die Archivierung wird effizienter, da digitale Dokumente leichter gespeichert und gesucht werden können. 
  • Zeiteffizienz: E-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich. Automatisierte Systeme können Rechnungen direkt verarbeiten, was zu kürzeren Bearbeitungszeiten und einer schnelleren Freigabe von Zahlungen führt. 
  • Fehlerreduktion: Durch die standardisierte Form der E-Rechnung werden manuelle Eingabefehler minimiert. Automatisierte Systeme können die Daten direkt in die Buchhaltungssoftware übernehmen, was die Fehleranfälligkeit reduziert. 
  • Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier und die damit verbundene Reduzierung von Druck- und Versandabfällen leisten einen Beitrag zum Umweltschutz. 

E-Rechnung in der Praxis

Die Implementierung von E-Rechnungen kann zunächst eine Herausforderung darstellen, insbesondere für kleinere Unternehmen, die an traditionelle Verfahren gewöhnt sind. Es ist jedoch eine Investition in die Zukunft. Viele Unternehmen integrieren bereits E-Rechnungen in ihre Prozesse und nutzen spezialisierte Softwarelösungen, um den Übergang zu erleichtern. Eine auf klein- und mittelständische Unternehmen spezialisierte Lösung ist eRechnung2GO von LKL Software. Diese bietet, neben der Verarbeitung von elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen, auch die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen usw.  

Rechtliche Aspekte und Normen

In vielen Ländern gibt es bereits gesetzliche Vorgaben für die Verwendung von E-Rechnungen. In der EU zum Beispiel ist die Verwendung von E-Rechnungen für öffentliche Aufträge verpflichtend. Auch in anderen Bereichen wird die Digitalisierung der Rechnungsstellung zunehmend vorgeschrieben. Daher ist es wichtig, sich über die geltenden Vorschriften und Normen zu informieren, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Fazit

Die E-Rechnung stellt eine moderne und effiziente Lösung für die Rechnungsstellung dar. Durch die Automatisierung und Digitalisierung des Prozesses können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Arbeitsabläufe optimieren. Der Umstieg auf E-Rechnungen mag anfangs eine Herausforderung sein, doch die langfristigen Vorteile machen diese Investition mehr als wett.
In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die E-Rechnung ein Schritt in die richtige Richtung und wird zunehmend zum Standard für Unternehmen jeder Größe. Wer jetzt auf E-Rechnungen umsteigt, ist auf der sicheren Seite und bereit für die Zukunft der Geschäftsabwicklung.

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Help-Desk-Software für IT-Dienstleister – Definition und Vorteile

Help-Desk-Software für IT-Dienstleister – Definition und Vorteile

Help-Desk-Software für IT-Dienstleister – Definition und Vorteile

Help-Desk-Software für IT-Dienstleister – Definition und Vorteile

14. Oktober 2024

Als IT-Dienstleister ist es entscheidend, eine effektive Lösung zur Verwaltung von Kundenanfragen zu finden. Eine Help-Desk-Software für IT-Dienstleister kann dabei eine unschätzbare Hilfe sein. Aber was genau ist eine Help-Desk-Software und warum ist sie so wichtig?

Was ist eine Help-Desk-Software?
Eine Help-Desk-Software ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, Kundenanfragen effizient zu verwalten, zu priorisieren und zu lösen. Die Kundenanfragen werden dabei meist als Ticket bezeichnet, weshalb Help-Desk-Software auch als Ticketingsystem bezeichnet werden kann.

Mithilfe einer zentralisierten Schnittstelle werden Tickets oder Kundenanfragen von Kunden an ihren IT-Dienstleister verschickt und von diesem organisiert und bearbeitet.

Funktionen einer Help-Desk-Software

  • Ticketverfolgung: Alle Kundenanfragen werden in Form von Tickets erfasst und nachverfolgt. Das erleichtert es dem IT-Dienstleister, den Überblick über alle offenen Anfragen zu behalten. 
  • Priorisierung: Tickets können je nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisiert werden, sodass kritische Probleme schneller gelöst werden können.
     
  • Ticketzuweisung: Die Help-Desk-Software ermöglicht es, Tickets bestimmten Mitgliedern innerhalb des Teams des IT-Dienstleisters zuzuweisen. So können Tickets nicht nur nach Eingangstermin verteilt werden, sondern zum Beispiel auch basierend auf dem thematischen Fachgebiet, dem Kunden oder sonstigen Kategorien zugeordnet werden.
     
  • Zentrale Kommunikation: Damit keine Infos verloren gehen, können Kunden über verschiedene Funktionen, wie E-Mail oder Mail-to-Ticket direkt mit dem Support-Team kommunizieren. Alle Interaktionen werden in einem zentralen Verlauf festgehalten!
     
  • Wissensdatenbank: Sie haben eine Vielzahl an Tickets bearbeitet? Dann besteht in vielen Help-Desk-Software bieten eine Wissensdatenbank, in der häufig gestellte Fragen und Lösungen gespeichert sind. Das ermöglicht es Kunden, selbst nach Antworten zu suchen, bevor sie ein Ticket einreichen. 

Warum ist eine Help-Desk-Software für IT-Dienstleister nützlich? 

  • Effizienzsteigerung: Durch die zentralisierte Verwaltung von Kundenanfragen können IT-Dienstleister effizienter arbeiten. Kundenanfragen oder nachträglich hinzugefügte Informationen gehen nicht verloren, sodass Probleme schneller gelöst werden können.
     
  • Kundenbindung: Eine schnelle und professionelle Bearbeitung von Kundenanfragen trägt zur Zufriedenheit der Kunden bei. Kunden fühlen sich bei Ihnen gut aufgehoben und Sie steigern die Bindung Ihrer Kunden an Ihr Unternehmen. 
  • Bessere Teamkommunikation: Mit einer Help-Desk-Software können Teammitglieder Tickets leichter zuweisen und miteinander kommunizieren, was die Zusammenarbeit verbessert. 
  • Analyse und Berichterstattung: Viele Help-Desk-Softwares bieten Analyse- und Berichterstattungsfunktionen, die es IT-Dienstleistern ermöglichen, Trends zu erkennen und ihre Servicequalität kontinuierlich zu verbessern. 

Insgesamt ist eine Help-Desk-Software ein unverzichtbares Werkzeug für IT-Dienstleister, um Kundenanfragen effektiv zu verwalten und einen professionellen Support-Service anzubieten. Durch die richtige Auswahl und Implementierung einer solchen Software können IT-Dienstleister ihre Effizienz steigern, die Kundenzufriedenheit verbessern und ihr Geschäft erfolgreich ausbauen.

Unsere cloudbasierte Help-Desk-Software Ticketbase wurde für einen IT-Dienstleister entwickelt und ist bereits seit über 2 Jahren im täglichen Gebrauch. Kontaktieren Sie uns noch heute, um Ihre 30-tägige Testversion zu starten.

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