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Sicherung vs. Archivierung digitaler Dokumente

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb

Die Begriffe Sicherung und Archivierung sind oft missverständlich oder werden synonym verwendet. Doch es gibt wesentliche Unterschiede, insbesondere im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung nach GoBD.

Datensicherung: Schutz vor Datenverlust

Die Datensicherung (Backup) dient primär dazu, Datenverluste durch technische Defekte, menschliche Fehler oder Cyberangriffe zu verhindern. Sie zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • Kurzfristige Speicherung: Backups werden häufig täglich oder in kurzen Intervallen erstellt und regelmäßig überschrieben.
  • Wiederherstellbarkeit: Ziel ist es, Daten in den Ursprungszustand zurückzuversetzen.
  • Flexibilität: Sicherungen können je nach Strategie auf verschiedenen Medien (Cloud, externe Festplatten, Server) abgelegt werden.
  • Keine rechtliche Vorgabe: Die Aufbewahrung von Backups unterliegt keiner gesetzlichen Pflicht.

Archivierung: Langfristige und revisionssichere Aufbewahrung

Die Archivierung von digitalen Dokumenten hat einen anderen Zweck: Sie gewährleistet die langfristige Aufbewahrung und Integrität von geschäftsrelevanten Dokumenten. Wichtige Merkmale sind:

  • Unveränderbarkeit: Dokumente müssen in ihrer Originalform erhalten bleiben.
  • Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung oder Bearbeitung muss dokumentiert werden.
  • Lange Aufbewahrungsfristen: Gesetzliche Vorschriften erfordern eine Vorhaltung von 6 bis 10 Jahren, in einigen Fällen sogar länger.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung nach GoBD? 

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) definieren Anforderungen an die digitale Archivierung in Unternehmen. Eine revisionssichere Archivierung bedeutet:

  • Manipulationssicherheit: Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.
  • Protokollierung: Jede Bearbeitung oder Löschung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
  • Auffindbarkeit: Dokumente müssen schnell und eindeutig wiedergefunden werden können.
  • Originalgetreue Aufbewahrung: Dokumente sind in dem Format zu archivieren, in dem sie erstellt wurden.

Einige Rechnungsprogramme, wie eRechnungPRO von LKL Software GmbH, archivieren alle Ein- und Ausgangsbelege automatisch revisionssicher und unterstützen damit die Anwender bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.

Fazit: Backup und Archivierung sind keine Alternativen

Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass Datensicherung und Archivierung unterschiedliche Ziele verfolgen. Während Backups dem Schutz vor Datenverlust dienen, sorgt eine revisionssichere Archivierung für die langfristige, rechtskonforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Eine gut durchdachte Strategie sollte daher beide Aspekte abdecken, um sowohl die Sicherheit als auch die gesetzliche Konformität zu gewährleisten.

 
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Die wichtigsten Vorteile von E-Rechnungen: Warum sich der Umstieg lohnt 

In einer zunehmend digitalen Welt gewinnen E-Rechnungen immer mehr an Bedeutung. Nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe profitieren von dieser modernen Art der Rechnungsstellung. Doch warum lohnt sich der Umstieg?

Kosteneinsparungen 

Papier, Druckerpatronen, Kuverts und Porto – all das fällt bei E-Rechnungen weg. Zudem werden die internen Prozesse, wie die Rechnungsstellung und -bearbeitung, durch Automatisierung deutlich effizienter. Studien zeigen, dass Unternehmen durch den Einsatz von E-Rechnungen bis zu 60-80 % der Kosten im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen einsparen können. 

Zeitersparnis 

Das Erstellen und Versenden einer Papierrechnung kann Tage dauern – von der Druckvorbereitung bis zur Postzustellung. Mit E-Rechnungen geht das in Sekunden: Rechnungen werden digital erstellt, übermittelt und können direkt bearbeitet werden. Auch der Zahlungseingang kann durch schnellere Verarbeitung beschleunigt werden.

Fehlerreduktion 

Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler – sei es ein Zahlendreher oder ein vergessener Eintrag. Mit automatisierten E-Rechnungsprozessen sinkt die Wahrscheinlichkeit für Fehler erheblich. Moderne Softwarelösungen überprüfen Daten auf Konsistenz und stellen sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind.  

Umweltschutz 

E-Rechnungen schonen Ressourcen. Weniger Papierverbrauch, weniger Energie für den Druck und weniger Transportwege bedeuten eine spürbare Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks. Unternehmen, die auf E-Rechnungen umsteigen, leisten somit einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz – ein wichtiger Punkt in Zeiten von Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein. 

Rechtssicherheit und Compliance  

E-Rechnungen sind in vielen Ländern bereits gesetzlich anerkannt und erfüllen die Anforderungen an steuerrechtliche Nachweise. Mit standardisierten Formaten, wie ZUGFeRD oder XRechnung in Deutschland, wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht. Dadurch sind Unternehmen bestens auf Prüfungen vorbereitet. 

Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz

Mit E-Rechnungen behalten Unternehmen den Überblick: Dank digitaler Archivierung können Rechnungen leicht gesucht, gefiltert und analysiert werden. Auch der Status der Zahlung – ob eingegangen, ausstehend oder überfällig – lässt sich in Echtzeit nachverfolgen.  

Internationaler Einsatz 

Für Unternehmen, die international tätig sind, bieten E-Rechnungen enorme Vorteile. Sie erleichtern den grenzüberschreitenden Handel, da sie mit global anerkannten Standards arbeiten und länderspezifische Vorschriften berücksichtigen können. 

Fazit

Mer Umstieg auf E-Rechnungen ist mehr als nur ein technologischer Fortschritt – er ist eine Investition in Effizienz, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen jeder Größe können von den Vorteilen profitieren und sich durch den Einsatz moderner Rechnungsprozesse besser für die Zukunft aufstellen. Wer noch zögert, sollte spätestens jetzt die Weichen für die digitale Transformation stellen und auf Lösungen wie eRechnung von LKL Software GmbH zurückgreifen. 

 
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