5 häufige Fehler beim Empfang von E-Rechnungen – und wie Sie sie vermeiden
Digitale Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD setzen sich immer stärker durch – besonders im öffentlichen Sektor, aber zunehmend auch im B2B-Bereich. Doch während viele Unternehmen mittlerweile E-Rechnungen verschicken können, gibt es beim Empfang noch immer Unsicherheiten. Fehler beim Empfang können jedoch teuer werden: von verspäteter Buchung bis hin zu abgelehnten Zahlungen.
In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen die 5 häufigsten Fehler beim Empfang von E-Rechnungen – und wie Sie sie mit der richtigen Software und klaren Prozessen vermeiden.
1. Kein System zur Annahme von E-Rechnungen
Viele Unternehmen erhalten bereits E-Rechnungen, sind aber technisch gar nicht darauf vorbereitet. Ohne eine geeignete Lösung können strukturierte Rechnungsdaten (wie XML-Dateien im XRechnung-Format) nicht gelesen, verarbeitet oder geprüft werden. Stattdessen wird die Datei ignoriert oder falsch abgelegt.
So vermeiden Sie den Fehler:
Nutzen Sie ein Tool wie LKL eRechnung, das speziell auf den Empfang von E-Rechnungen ausgelegt ist. Es erkennt eingehende strukturierte Formate automatisch, zeigt Inhalte übersichtlich an und erleichtert die Weiterverarbeitung
2. Fehlende Prüfung der Datenstruktur und Pflichtfelder
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine Datei – sie muss gewissen Anforderungen genügen. Pflichtfelder wie Rechnungsnummer, Leistungszeitraum oder Steuersatz müssen korrekt ausgefüllt sein. Werden diese nicht validiert, schleichen sich fehlerhafte Belege unbemerkt in Ihre Buchhaltung ein.
So vermeiden Sie den Fehler:
LKL eRechnung prüft beim Eingang jede E-Rechnung auf strukturelle und inhaltliche Korrektheit. Fehlerhafte Rechnungen werden markiert, bevor sie ins System übernommen werden – so sparen Sie Zeit und Nerven bei Rückfragen und Korrekturen.
3. Leitweg-ID wird nicht erkannt oder falsch zugeordnet
Gerade bei Rechnungen an öffentliche Einrichtungen spielt die Leitweg-ID eine entscheidende Rolle. Wenn Ihre Systeme diese nicht korrekt erkennen oder sie manuell übersehen wird, kann die Rechnung nicht korrekt verarbeitet werden.
So vermeiden Sie den Fehler:
Mit LKL eRechnung wird die Leitweg-ID automatisch ausgelesen und in die passenden Felder übernommen. Das reduziert Fehlzuordnungen und ermöglicht eine nahtlose Übergabe an Buchhaltungs- und ERP-Systeme.
4. Unstrukturierte oder unsichere Archivierung
Wer E-Rechnungen lediglich als E-Mail-Anhang speichert oder lokal auf einem Rechner ablegt, verstößt oft gegen die GoBD-Vorgaben. Zudem fehlt die Nachvollziehbarkeit: Wann kam die Rechnung? Wer hat sie geprüft? Ist sie revisionssicher archiviert?
So vermeiden Sie den Fehler:
LKL eRechnung speichert alle eingegangenen E-Rechnungen GoBD-konform, sicher und nachvollziehbar. Sie behalten jederzeit den Überblick über alle Dokumente – inklusive Zeitstempel und Prüfverlauf.
5. Fehlende Integration mit der Buchhaltung
Eingehende E-Rechnungen manuell zu übertragen kostet nicht nur Zeit, sondern ist auch fehleranfällig. Beträge werden falsch kopiert, Positionen übersehen oder Steuerbeträge nicht korrekt übernommen.
So vermeiden Sie den Fehler:
Mit der Integration von LKL eRechnung in Ihre Buchhaltungsprozesse (z. B. DATEV Unternehmen online) sparen Sie nicht nur Zeit, sondern vermeiden auch typische Übertragungsfehler. Die Daten werden automatisiert übernommen – strukturiert, vollständig und korrekt.
Fazit: Moderne Prozesse brauchen moderne Werkzeuge
Der Empfang von E-Rechnungen ist kein rein technisches Thema – sondern ein Prozess, der die Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Buchhaltung und IT betrifft. Mit der richtigen Lösung an Ihrer Seite – wie LKL eRechnung – meistern Sie die Umstellung reibungslos.
Von Damian Scholz / 18. Juni 2025
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