5 Schritte zur GoBD Compliance:
So bleiben Sie rechtssicher
1. April 2025
Autor: Damian Scholz, Vertrieb
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Buchführung gesetzeskonform zu gestalten. Besonders die revisionssichere Archivierung und die Verarbeitung von E-Rechnungen stehen derzeit im Fokus.
Mit diesen fünf Schritten erreichen Sie die GoBD-Compliance und schützen Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen.
1.
Digitale Belegerfassung und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen
Wichtige Bestandteile der GoBD sind die digitale Erfassung von Belegen und die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten, zu denen auch die E-Rechnungen gehören.
Bei digitalen Dokumenten ist darauf zu achten, dass diese unverändert und vollständig aufbewahrt werden. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente und Buchungen unveränderbar gespeichert werden. Ideal sind Systeme, wie LKL eRechnung, welche mit lückenloser Protokollierung und speziellen Funktionen zur Verwaltung elektronischer Rechnungen diese Anforderungen erfüllen.
2.
Verfahrensdokumentation erstellen
Die GoBD fordert eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Dokumentieren Sie detailliert, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Aktualisieren Sie diese Dokumentation regelmäßig und halten Sie sie stets auf dem neuesten Stand.
3.
Datensicherheit gewährleisten
Schützen Sie Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff. Implementieren Sie Backup-Strategien und Zugriffsberechtigungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie sichere Cloud-Lösungen oder lokale Speichermethoden.
4.
Interne Kontrollsysteme einrichten
Implementieren Sie ein internes Kontrollsystem (IKS), um die Einhaltung der GoBD im Unternehmen kontinuierlich zu überwachen. Dies umfasst regelmäßige Prüfungen der Abläufe, um Fehler oder Verstöße frühzeitig zu erkennen. Dokumentieren Sie die Kontrollen und etwaige Anpassungen.
5.
Regelmäßige Schulungen durchführen
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den Anforderungen der GoBD. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und korrekt umsetzen. Dokumentieren Sie die Schulungen, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass das Personal entsprechend unterwiesen wurde.
Fazit:
GoBD-Compliance ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit diesen sechs Schritten schaffen Sie eine solide Grundlage, um Ihre Buchführung gesetzeskonform und effizient zu gestalten. Bleiben Sie rechtssicher und vermeiden Sie unnötige Risiken durch proaktive Maßnahmen.
GoBD-konforme E-Rechnungen
100% compliant mit §146 AO & §14b UStG
Max Mustermann
