Digitale Buchhaltung für KMU:
E-Rechnungssoftware richtig auswählen
Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung keinen Halt – zum Glück!
Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren enorm von modernen E-Rechnungssoftwares. Weniger Papier, mehr Übersicht, schnellere Prozesse.
Doch die Auswahl der passenden Lösung ist entscheidend. Worauf also sollten KMU achten? Und wie wichtig sind GoBD, Archivierung und die Lesbarkeit von E-Rechnungen?
1.
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die per Mail verschickt wird – jedenfalls nicht im rechtlichen Sinne. Sie muss bestimmte strukturierte Datenformate (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) enthalten, die maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar sind. Dadurch kann die Buchhaltungssoftware Daten direkt auslesen, ohne manuelle Eingabe.
2.
GoBD: Was ist das – und warum ist es wichtig?
GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Jede E-Rechnungssoftware, die in Deutschland zum Einsatz kommt, muss GoBD-konform sein. Das bedeutet unter anderem:
- Unveränderbarkeit der Daten: Rechnungen dürfen nachträglich nicht manipuliert werden.
- Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt muss dokumentiert und bei Bedarf nachvollziehbar sein.
- Ordnung und Vollständigkeit: Kein Dokument darf verloren gehen.
Achten Sie beim Softwarevergleich unbedingt darauf, dass der Anbieter die GoBD-Konformität garantiert – idealerweise mit einem Zertifikat oder einer offiziellen Bestätigung.
3.
Archivierung: Nicht nur ablegen, sondern rechtskonform sichern
E-Rechnungen müssen laut Gesetz zehn Jahre lang aufbewahrt werden – elektronisch, im Originalformat und so, dass sie jederzeit lesbar und verfügbar sind. Eine gute E-Rechnungssoftware bietet daher:
- Automatisierte Archivierung
- Versionssicherheit
- Sichere Speicherung in der Cloud oder auf eigenen Servern
Wichtig: Auch bei einem Softwarewechsel oder der Insolvenz eines Dienstleisters müssen Sie auf Ihre Rechnungsdaten weiterhin zugreifen können.
4.
Lesbarkeit: Mensch und Maschine müssen klarkommen
Maschinenlesbarkeit ist Pflicht – aber auch für Sie als Unternehmer oder Mitarbeiter sollte die Rechnung verständlich dargestellt werden. Gute Softwares bieten daher eine hybride Darstellung: Die strukturierte Datei wird automatisch in ein lesbares PDF-Format übersetzt. So behalten Sie den Überblick, ohne IT-Experte zu sein.
Anwendungen, wie LKL eRechnung, lassen sich mit ERP-Systemen kombinieren, stellen eine Schnittstelle zur DATEV dar und machen sogar die in E-Rechnungen implementierten Zusatzdokumente, wie Lieferscheine, Stundenaufstellungen usw. lesbar.
5.
Bonus-Tipps zur Auswahl der passenden Software
- Integration: Lässt sich die Software mit Ihrem ERP-System oder Online-Banking verbinden?
- Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung spart Schulungszeit.
- Support & Updates: Bietet der Anbieter zuverlässigen Support und regelmäßige Anpassungen an rechtliche Änderungen?
- Skalierbarkeit: Wächst die Lösung mit Ihrem Unternehmen mit?
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den Anforderungen der GoBD. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und korrekt umsetzen. Dokumentieren Sie die Schulungen, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass das Personal entsprechend unterwiesen wurde.
Fazit:
Die passende E-Rechnungssoftware spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schützt Sie auch vor rechtlichen Fallstricken. Achten Sie auf GoBD-Konformität, sichere Archivierung und gute Lesbarkeit – und schon steht der digitalen Buchhaltung nichts mehr im Weg.
Von Damian Scholz / 16. April 2025
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Max Mustermann
