E-Rechnung in Deutschland: Gesetzliche Anforderungen und EU-Norm 16931
11. November 2024
Autor: Damian Scholz, Vertrieb
Die EU-Norm 16931 beschreibt das standardisierte Format für elektronische Rechnungen innerhalb der EU. Nach dieser Norm ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein bedeutender Schritt in der Harmonisierung der Rechnungsstellung innerhalb Europas. Doch was genau verbirgt sich hinter der Norm 16931 und wie beeinflusst sie Ihr Unternehmen?
Was ist das Wachstumschancengesetz?
Das Wachstumschancengesetz (WCG) soll Wachstumsimpulse für Unternehmen in Deutschland setzen sowie deren Zukunftsfähigkeit fördern. Ferner soll es die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland insgesamt stärken.
Das Gesetz enthält für Unternehmen in Deutschland ebenfalls die Verpflichtung E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 empfangen und verarbeiten zu können. Der elektronische Datensatz einer E-Rechnung hat Vorrang vor der visuellen Darstellung der Rechnung (z. B. auf Papier, PDF-Format). Der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt damit ab diesem Zeitpunkt.
Was ist die EU-Norm 16931?
Die EU-Norm 16931, auch bekannt als „EU-Norm für elektronische Rechnungen“, definiert die zentralen Anforderungen und Formate für die E-Rechnung. Das standardisierte XML-Format erleichtert den automatischen Austausch von Rechnungsdaten und die Integration in Buchhaltungssysteme. Ziel dieser Norm ist es, eine einheitliche und klare Methode zur Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung von E-Rechnungen zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Systemen und Ländern ermöglicht.
Vorteile der Norm EN16931
Harmonisierung:
Die Norm schafft einheitliche Regeln für den internationalen Handel. Dadurch wird es für Unternehmen einfacher, Rechnungen auch über Ländergrenzen hinweg auszutauschen, ohne sich an verschiedene nationale Standards anpassen zu müssen.
Effizienzsteigerung:
Durch das standardisierte Format müssen weniger Daten manuell eingegeben werden, wodurch weniger Fehler passieren. Das spart Zeit und macht die Rechnungsverarbeitung reibungsloser.
Kosteneinsparungen:
Die Automatisierung und Digitalisierung durch die Norm helfen, Kosten zu senken, indem Papierdokumente, Druck- und Versandkosten entfallen. Auch die Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen wird effizienter.
Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
Nach dem Wachstumschancengesetz gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027.
Von der E-Rechnungspflicht sind alle inländischen Unternehmen mit steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, welche sie an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B – von Firma an Firma) erbringen, betroffen.
Nicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise.
Übergangsregelungen für den Versand vom 1.01.2025 bis 31.12.2027
01.01.2025 – 31.12.2026
Für die ersten 2 Jahre sind Papierrechnung ohne Einschränkung weiterhin zulässig. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z. B. eine PDF-Rechnung können zu diesem Zeitpunkt nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versendet werden.
01.01.2027 – 31.12.2027
Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtet, nur noch E-Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Papierrechnungen und mit Zustimmung ihres Rechnungsempfängers PDF-Rechnungen versenden.
Implementierung der Norm in Ihrem Unternehmen
Der Übergang zu E-Rechnungen nach EU-Norm 16931 erfordert eine gründliche Vorbereitung. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme anpassen oder neue Softwarelösungen integrieren, wie eRechnungPRO von der LKL Software, die das XML-Format unterstützen. Schulungen für Mitarbeiter sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und korrekt anwenden.
Max Mustermann