Zulässige Formate der
E-Rechnung in Deutschland
11. November 2024
Autor: Damian Scholz, Vertrieb
Die elektronische Rechnungsstellung wird durch die EU-Norm 16931 vereinfacht und standardisiert. In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung zulässig, wobei jedes Format seine speziellen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile bietet.
ZUGFeRD: Die flexible Lösung
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert PDF und XML, um ein lesbares und zugleich maschinenlesbares Format zu schaffen. Es wurde entwickelt, um die Anforderungen der EU-Norm 16931 zu erfüllen und ist besonders in Deutschland und Österreich weit verbreitet.
- PDF/A-3 mit eingebettetem XML
ZUGFeRD besteht aus einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist, und einer eingebetteten XML-Datei, die für Maschinen geeignet ist. Dies macht es möglich, die Rechnung sowohl als PDF als auch als strukturierte XML-Datei zu senden. - Einfache Integration
Das hybride Format passt gut in bestehende Systeme, da PDF bereits weit verbreitet ist. Dank des XML-Anteils kann die Rechnung auch automatisch verarbeitet werden, was eine vollständige Digitalisierung ermöglicht. - Flexibilität und hohe Akzeptanz
ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die bereits PDF-Rechnungen nutzen und einen einfachen Übergang zur digitalen Verarbeitung suchen. Es wird von vielen Behörden und Unternehmen in Deutschland und Österreich akzeptiert.
XRechnung: Der Standard für den öffentlichen Sektor
XRechnung ist ein reines XML-Format und wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Norm 16931 und gewinnt auch für andere Bereiche an Bedeutung.
- Reines XML-Format
XRechnung verwendet ausschließlich XML, um Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar zu machen. Dies sorgt für eine nahtlose Integration in automatisierte Systeme und sichert eine hohe Datenqualität. - Rechtskonformität
XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für die E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Es ist für öffentliche Aufträge in Deutschland verpflichtend und daher besonders relevant für Unternehmen, die im öffentlichen Bereich tätig sind. - Hohe Standardisierung
Als reines XML-Format erleichtert XRechnung die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen und Institutionen. So kann der Aufwand für Anpassungen und die Verarbeitung der Rechnungen deutlich gesenkt werden.
Zusammenfassung Vergleich
Beide Formate erfüllen die EU-Norm 16931, bieten jedoch unterschiedliche Vorteile:
ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung bevorzugen und bereits PDF-Rechnungen nutzen. Es bietet eine sanfte Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung mit integriertem XML.
XRechnung eignet sich besonders für Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind oder hohe Anforderungen an Datenstrukturierung und Automatisierung haben. Das reine XML-Format ermöglicht eine einfache Integration in automatisierte Systeme
Fazit – Eine Software, die beide Formate unterstützt
Mit LKL eRechnung erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung unterstützt. Sie ermöglicht eine unkomplizierte Integration in Ihre bestehenden Systeme und erleichtert Ihnen den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung nach EU-Norm 16931. Profitieren Sie von einer effizienten, gesetzeskonformen Abwicklung und wählen Sie die für Sie passende Lösung – alles in einem System.
Max Mustermann