Sicherung vs. Archivierung digitaler Dokumente

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb

Die Begriffe Sicherung und Archivierung sind oft missverständlich oder werden synonym verwendet. Doch es gibt wesentliche Unterschiede, insbesondere im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung nach GoBD.

Datensicherung: Schutz vor Datenverlust

Die Datensicherung (Backup) dient primär dazu, Datenverluste durch technische Defekte, menschliche Fehler oder Cyberangriffe zu verhindern. Sie zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

Kurzfristige Speicherung: Backups werden häufig täglich oder in kurzen Intervallen erstellt und regelmäßig überschrieben.
Wiederherstellbarkeit: Ziel ist es, Daten in den Ursprungszustand zurückzuversetzen.
Flexibilität: Sicherungen können je nach Strategie auf verschiedenen Medien (Cloud, externe Festplatten, Server) abgelegt werden.
Keine rechtliche Vorgabe: Die Aufbewahrung von Backups unterliegt keiner gesetzlichen Pflicht.

Archivierung: Langfristige und revisionssichere Aufbewahrung

Die Archivierung von digitalen Dokumenten hat einen anderen Zweck: Sie gewährleistet die langfristige Aufbewahrung und Integrität von geschäftsrelevanten Dokumenten. Wichtige Merkmale sind:

Unveränderbarkeit: Dokumente müssen in ihrer Originalform erhalten bleiben.
Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung oder Bearbeitung muss dokumentiert werden.
Lange Aufbewahrungsfristen: Gesetzliche Vorschriften erfordern eine Vorhaltung von 6 bis 10 Jahren, in einigen Fällen sogar länger.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung nach GoBD?

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) definieren Anforderungen an die digitale Archivierung in Unternehmen. Eine revisionssichere Archivierung bedeutet:

Manipulationssicherheit: Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.
Protokollierung: Jede Bearbeitung oder Löschung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
Auffindbarkeit: Dokumente müssen schnell und eindeutig wiedergefunden werden können.
Originalgetreue Aufbewahrung: Dokumente sind in dem Format zu archivieren, in dem sie erstellt wurden.

Einige Rechnungsprogramme, wie eRechnungPRO von LKL Software GmbH, archivieren alle Ein- und Ausgangsbelege automatisch revisionssicher und unterstützen damit die Anwender bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.

Fazit: Backup und Archivierung sind keine Alternativen

Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass Datensicherung und Archivierung unterschiedliche Ziele verfolgen. Während Backups dem Schutz vor Datenverlust dienen, sorgt eine revisionssichere Archivierung für die langfristige, rechtskonforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Eine gut durchdachte Strategie sollte daher beide Aspekte abdecken, um sowohl die Sicherheit als auch die gesetzliche Konformität zu gewährleisten.

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