Word-Rechnungen, Outlook-Archiv und Excel-Listen: Reicht das wirklich noch?
Warum viele Handwerksbetriebe bei der E-Rechnung Gefahr laufen, bei der nächsten Betriebsprüfung durchzufallen?
Kommt Ihnen das bekannt vor?
- Sie schreiben Ihre Rechnungen noch in Word oder Excel?
- Sie speichern Eingangsrechnungen einfach per Drag & Drop in einen Outlook-Ordner?
- Ihr Steuerberater bekommt am Monatsende ein paar PDFs – und das war’s?
Dann sind Sie nicht allein – aber möglicherweise schon nicht mehr gesetzeskonform..
Denn: Mit dem Wachstumschancengesetz gilt seit dem 1. Januar 2025 die Pflicht zum
Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich. Bereits vorher galten schon strenge Regeln
für die digitaleArchivierung, Prüfbarkeit und Datenintegrität von Rechnungen.
📌 Was ist eigentlich eine E-Rechnung – und was nicht?
Viele Handwerksbetriebe glauben, eine PDF-Datei sei bereits eine eRechnung. Falsch!
Eine echte eRechnung muss strukturierte Daten enthalten, z. B. im XRechnung– oder ZUGFeRD-Format.
Nur dann kann sie maschinell verarbeitet, steuerlich anerkannt und rechtssicher archiviert werden.
🧯 Was passiert, wenn Sie das ignorieren?
Verlust des Vorsteuerabzugs
Probleme bei der Betriebsprüfung
Nachzahlungen
oder Bußgelder
Im schlimmsten Fall: Rückwirkende Ungültigkeit Ihrer Ausgangsrechnungen
Typische Fehler in
Handwerksbetrieben:
- Rechnungen in Word oder Excel
- Keine strukturierte Datenübertragung
- Kein digitales Archivierungssystem
- Outlook als „Buchhaltungssystem“
- Keine Anbindung an den Steuerberater
- Kein Überblick über offene Posten
- Kein Support für XRechnung/ZUGFeRD
✅ Wie machen Sie es richtig?
Nutzen Sie ein spezialisiertes, praxisnahes Tool wie LKL eRechnung, das:
- E-Rechnungen korrekt erstellt (XRechnung, ZUGFeRD)
- den Versand direkt per E-Mail oder DE-Mail ermöglicht
- Eingangsrechnungen automatisch archiviert
- mit Ihrem Steuerberater zusammenarbeitet
- ohne IT-Wissen bedient werden kann
📥 Kostenloser Download: Checkliste: E-Rechnungen – Sind Sie vorbereitet?
Fazit:
Die Umstellung auf E-Rechnungen ist keine Zukunftsmusik – sie ist Pflicht.
Aber: Sie muss kein Drama sein. Mit dem richtigen Werkzeug sparen Sie nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und Geld.
👉 Sichern Sie Ihren Betrieb jetzt ab – bevor es teuer wird.
Von Damian Scholz / 11. August 2025
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100% compliant mit §146 AO & §14b UStG
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