Mythos entkräften: „E-Rechnungen?
Das betrifft mich doch (noch) nicht!“
Viele Gewerbetreibende schieben das Thema E-Rechnungen noch vor sich her – mit dem vermeintlich beruhigenden Gedanken: „Das betrifft mich doch noch nicht.“
Doch dieser Mythos kann teuer werden. Denn die Realität sieht anders aus:
Auch wenn die gesetzliche Verpflichtung zur E-Rechnung für viele erst ab 2027 oder 2028 greift, ist der elektronische Rechnungsempfang bereits heute ein relevantes Thema – sowohl rechtlich als auch organisatorisch.
Warum „E-Rechnung“
nicht gleich „PDF per Mail“ ist
Viele Unternehmen arbeiten schon heute „digital“ – zumindest in der Wahrnehmung. Rechnungen werden als PDF-Datei per E-Mail empfangen und verarbeitet. Doch genau hier liegt ein gefährlicher Irrtum: Eine PDF-Rechnung ist keine „E-Rechnung“ im Sinne der der gesetzlichen Vorgaben.
Die echte E-Rechnung ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz – beispielsweise im XRechnung– oder ZUGFeRD-Format. Diese Formate ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung. Der Empfang und die Verarbeitung von E-Rechnungen sind bereits seit dem 01.01.2025 verpflichtend.
GoBD: Schon heute Pflicht – auch für PDF-Rechnungen per Mail
Unabhängig von den gesetzlichen Änderungen zur E-Rechnung gilt bereits jetzt:
PDF-Rechnungen, die per E-Mail empfangen werden, unterliegen den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD).
Das bedeutet:
E-Mail-Anhänge mit Rechnungen müssen manipulationssicher archiviert werden
Die Archivierung muss revisionssicher und nachvollziehbar sein
Eine einfache Ablage in Outlook oder auf einem Netzlaufwerk reicht nicht aus
Die Lösung: Zwei Fliegen mit einer Klappe
- GoBD-konforme Archivierung: Empfangen Sie Rechnungen per E-Mail?
Dann können Sie diese mit LKL eRechnung automatisch erfassen, rechtssicher archivieren und revisionssicher ablegen – ganz ohne manuelle Sortierung. - Empfang von strukturierten E-Rechnungen: LKL eRechnung unterstützt Formate wie XRechnung und ZUGFeRD – und bietet somit die perfekte Grundlage, um kommende Anforderungen an den Rechnungsempfang zu erfüllen.
- Zukunftssicher & integriert: Egal, ob Sie schon heute mit strukturierten E-Rechnungen arbeiten oder (noch) klassische PDFs erhalten – mit LKL eRechnung sind Sie auf dem richtigen Weg.
Fazit:
Der Mythos „E-Rechnungen? Das betrifft mich doch noch nicht.“ ist trügerisch – denn schon heute haben elektronische Rechnungen (ob als PDF oder im strukturierten Format) Auswirkungen auf Ihre Buchhaltung und Archivierungspflichten. Wer sich frühzeitig vorbereitet, ist klar im Vorteil.
Nutzen Sie jetzt die Chance, Ihre Prozesse GoBD-konform zu digitalisieren und gleichzeitig für die Zukunft der E-Rechnung gerüstet zu sein – mit LKL eRechnung.
Von Damian Scholz / 21. Juli 2025
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