Digitale Signatur: So optimieren Steuerkanzleien ihre Prozesse – und bleiben rechtssicher
Digitale Signaturen sparen Zeit, reduzieren Medienbrüche und erhöhen Rechtssicherheit — vorausgesetzt, Kanzleien kennen die Unterschiede zwischen einfachen, fortgeschrittenen und qualifizierten Signaturen und setzen sie gezielt ein.
Im PRO-Paket von LKL Stammdaten ist das Modul Digital Signatur bereits enthalten und ermöglicht Ihnen elektronische Signatur-Workflows direkt aus der Kanzlei-Oberfläche heraus.
Die Digitalisierung in Steuerkanzleien ist längst kein Trend mehr, sondern eine Notwendigkeit. Einer der größten Zeitfresser im Kanzleialltag ist nach wie vor das Einholen von Unterschriften für Vollmachten, Mandantenvereinbarungen, SEPA-Lastschriftmandate oder Jahresabschlüsse.
Mit einer digitalen Signatur lassen sich diese Prozesse in Minuten erledigen – sicher, rechtskonform und ohne lästiges Papier.
Kurz erklärt: SES, AdES, QES — welche Formen gibt es?
Einfache elektronische Signatur (SES): z. B. eingetippter Name, Klick-Buttons — gut für einfache Einverständniserklärungen.
Fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES): enthält Authentifizierungs- und Integritätsmerkmale und ist beweiskräftiger als SES.
Qualifizierte elektronische Signatur (QES): höchste Stufe; sie basiert auf einem qualifizierten Zertifikat eines Trust-Service-Providers und gilt rechtlich als gleichwertig mit der eigenhändigen Unterschrift. (vgl. rechtliche Übersicht & Praxisempfehlungen).
Rechtliche Basis
Nach der eIDAS-Verordnung hat eine qualifizierte elektronische Signatur die rechtliche Wirkung einer handschriftlichen Unterschrift. Das bedeutet: Wo Schriftform bzw. handschriftliche Unterschrift verlangt wird, kann in vielen Fällen eine QES die gleiche Rechtswirkung haben — und ein QES-Zertifikat, das in einem EU-Mitgliedstaat ausgestellt wurde, wird grundsätzlich in anderen Mitgliedstaaten anerkannt. (EUR-Lex)
Worauf Kanzleien achten müssen
Vertrauenswürdige Signaturlösungen arbeiten mit zertifizierten Vertrauensdiensten und erfüllen die technischen Anforderungen (Audit-Logs, unveränderliche Zeitstempel, Aufbewahrung). Nationale Sicherheitsbehörden (BSI) veröffentlichen Leitlinien und Standards zu eIDAS-konformen Signaturverfahren. Für Kanzleien ist wichtig: Rechenzentrum/Provider-Standort, Auditierbarkeit und Nachvollziehbarkeit der Signaturkette. (BSI)
Warum das für Steuerberater wichtig ist
- Zeitersparnis: Kein Ausdruck, Versand und Scannen von Dokumenten mehr.
- Schnellere Mandantenprozesse: Mandanten können Dokumente bequem per Smartphone oder PC unterschreiben – egal wo sie gerade sind.
- Rechtssicherheit: Mit qualifizierter elektronischer Signatur (QES) werden die Anforderungen der eIDAS-Verordnung und GoBD erfüllt.
- Höhere Mandantenzufriedenheit: Weniger Bürokratie und einfache digitale Abläufe schaffen ein modernes Kanzlei-Image.
- Kosteneffizienz: Weniger Papier, Porto und Archivierungsaufwand.
Typische Anwendungsfälle in der Kanzlei
- Mandanten-Vollmachten / Zustimmungen (Vollmacht Finanzamt)
- Jahresabschluss-Begleitdokumente, Prüf- und Erstellungsberichte
- Engagement-/Dienstleistungsverträge, Honorarvereinbarungen
- Zustimmung zu elektronischer Kommunikation / Empfangsbestätigungen
- Verträge mit Dritten (z. B. Dienstleister, Lieferanten) — je nach Schriftformerfordernis ggf. QES
Praxis-Workflow
- Dokument hochladen (PDF oder DOCX)
- Empfänger / Rollen auswählen (einzelne Mandanten oder mehrere Unterzeichner)
- Signaturstufe wählen: Einfach (intern) oder Qualifiziert (bei Schriftformerfordernis)
- Versand der Signaturanfrage per E-Mail mit sicherem Link
- Mandant identifiziert sich (z. B. Anmeldung oder ID-Check je nach Signaturstufe)
- Signatur erfolgt → automatischer Audit-Trail + Dokumenten-Archivierung in der Mandantendatenakte (+ DATEV DMS)
Neu im PRO-Paket von LKL Stammdaten:
Mit LKL Stammdaten PRO steht Steuerkanzleien ein integriertes Modul für die digitale Signatur zur Verfügung.
Einfach & integriert: Dokumente lassen sich direkt aus LKL Stammdaten an einen oder mehrere Mandanten zur Unterschrift senden.
Zwei Signaturstufen: Wählen Sie zwischen einfacher elektronischer Signatur oder qualifizierter elektronischer Signatur (QES) – je nach rechtlichen Anforderungen.
Rechtssicher mit geprüfter Technologie: Die Signaturprozesse basieren auf der bewährten Yousign-Technologie (eIDAS-konform), vollständig in LKL Stammdaten integriert.
Direkte DATEV-Anbindung: Unterzeichnete Dokumente werden automatisch mit dem DATEV DMS synchronisiert. Dadurch entfällt das manuelle Hochladen und Zuordnen – alles ist sofort revisionssicher archiviert.
Keine zusätzliche Software nötig: Alles geschieht innerhalb von LKL Stammdaten – keine externen Tools, kein Medienbruch.
Immer aktuell.
Nie wieder manuell.
Mit LKL Stammdaten von der LKL Software GmbH läuft das Onboarding digital, sicher und effizient!
Max Mustermann
