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Einzelunternehmer richtig trennen – effizient vorbereitet auf die DATEV-Umstellung

Warum Kanzleien jetzt aktiv werden sollten?

📅 Ab August 2025 tritt eine wichtige Veränderung in Kraft:
DATEV wird den Mandantentyp „Einzelunternehmer“ bei Neuanlage standardmäßig ausblenden.
Spätestens ab August 2026 wird die Neuanlage dieses Mandantentyps nicht mehr möglich sein.

🔗 Offizielle Informationen von DATEV

Für viele Kanzleien bedeutet das: Bestehende Mandanten, die bisher als Einzelunternehmer angelegt wurden, müssen künftig getrennt erfasst werden – als:

🧍Natürliche Person (z. B. für private Steuererklärungen)

🏢 Unternehmen (z. B. für Buchführung, USt, etc.)

⚠️ Der manuelle Weg:
fehleranfällig und aufwendig

Eine solche Trennung erfordert zahlreiche Einzelschritte – von der Neuanlage über das Übertragen relevanter Stammdaten bis hin zur sauberen Verknüpfung beider Mandanten.

Ohne digitale Unterstützung birgt dieser Prozess Risiken:

  • Doppelte oder inkonsistente Datenpflege
  • Unklare Verbindungen zwischen Person und Unternehmen
  • Zeitaufwendige Nacharbeiten, besonders bei Mandanten mit umfangreichen Stammdaten

✅ Der strukturierte Weg:
mit wenigen Klicks zur sauberen Trennung

Mit dem Tool LKL Stammdaten lässt sich der Trennungsprozess einheitlich, nachvollziehbar und effizient gestalten – ohne Medienbrüche und mit klarer Datenstruktur.

Funktionen in Überblick:

  • Identifikation von Einzelunternehmern im Bestand
  • Assistenten-geführte Trennung in natürliche Person & Unternehmen
  • Automatische Verknüpfung beider Mandanten
  • Minimierung des manuellen Aufwands
  • Dokumentierter Prozess – vorbereitet auf kommende DATEV-Versionen

Kostenloser Leitfaden:

Unser kompakter PDF-Leitfaden enthält:

  • Einen Überblick zu den DATEV-Änderungen
  • Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur strukturierten Trennung
  • Checkliste für den Mandantenbestand

👉 Jetzt Leitfaden herunterladen (PDF)

Fazit:

Die Umstellung des Mandantentyps „Einzelunternehmer“ ist bereits terminiert. Wer heute vorbereitet handelt, vermeidet Mehraufwand in der Zukunft – und sorgt für eine klare Datenbasis für alle kommenden DATEV-Versionen.
Jetzt informieren – und die Trennung rechtzeitig strukturiert umsetzen.

Von Damian Scholz / 16. Mai 2025

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Nie wieder manuell.

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Rückblick: LKL Software auf der
TAXarena München

Am 7. Mai 2025 waren wir mit unserem Team auf der TAXarena München – und es war ein äußerst erfolgreicher und inspirierender Tag!

Wir möchten uns bei allen bedanken, die uns an unserem Stand besucht und sich über unsere Lösungen informiert haben.
Es war großartig, so viele Gespräche zu führen und wertvolles Feedback zu erhalten.

Zusammen mit Syncpresso und Datencookie haben wir die Gelegenheit genutzt, unsere Lösungen LKL Stammdaten und LKL eRechnung vorzustellen und unsere Erfahrungen auszutauschen. Es war eine spannende Gelegenheit, die Bedürfnisse der Kanzleien besser zu verstehen und aufzuzeigen, wie unsere Software die digitalen Prozesse vereinfachen kann.

📸 Eindrücke vom Event

Der Austausch mit den Besuchern war sehr wertvoll. Wir haben viele interessante Gespräche geführt und sehr positives Feedback erhalten. Besonders geschätzt wurde die einfache Handhabung und das intuitive Benutzererlebnis unserer Softwarelösungen. Hier einige Eindrücke vom Event:

❗ Verpasst? Keine Sorge!

Falls Sie uns auf der TAXarena München verpasst haben, können Sie unsere Lösungen ganz einfach online kennenlernen.

In einer kostenlosen Online-Demo zeigen wir Ihnen, wie Sie von LKL Stammdaten und LKL eRechnung profitieren können.

Fazit:

Die TAXarena München hat uns erneut gezeigt, wie wichtig der direkte Austausch mit unseren Partnern und Nutzern ist. Wir freuen uns sehr über das positive Feedback und die vielen neuen Ideen, die wir von der Veranstaltung mitgenommen haben. Unsere Softwarelösungen haben das Potenzial, den Arbeitsalltag von Steuerberatern und Kanzleimitarbeitern zu erleichtern und zu digitalisieren – und wir sind stolz darauf, dazu beizutragen.

Von Damian Scholz / 08. Mai 2025

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Immer aktuell statt Datenchaos:
So automatisieren Steuerberater ihre Stammdatenpflege

In einer Welt, in der Digitalisierung und Regulierung Hand in Hand gehen, wird die Pflege von Mandantenstammdaten zur zentralen Aufgabe moderner Steuerberatungskanzleien. Wer hier nicht effizient arbeitet, riskiert nicht nur Fehler und Verzögerungen, sondern auch Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben wie, GwG und DSGVO.

Doch wie gelingt es, Stammdaten aktuell zu halten, die Datenqualität zu steigern und gleichzeitig die eigene Kanzlei zu entlasten?

🔑 Der Schlüssel liegt in der Automatisierung und konsequenten Digitalisierung der Stammdatenpflege.

Warum aktuelle Stammdaten der
Grundpfeiler erfolgreicher Kanzleiarbeit sind?

Fehlerhafte oder unvollständige Mandantendaten haben weitreichende Folgen: Sie erschweren nicht nur die tägliche Arbeit und belasten interne Prozesse, sondern gefährden auch die Einhaltung gesetzlicher Pflichten.

Besonders das Geldwäschegesetz (GwG) und die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) stellen klare Anforderungen an die Dokumentation und Aktualität von Mandantendaten.

📋 Eine moderne Kanzlei braucht daher:

  • Aktuelle, geprüfte Mandantendaten – jederzeit abrufbar und gesetzeskonform dokumentiert.
  • Klare Mandantenstruktur – Trennung zwischen natürlichen Personen und Unternehmen ohne Medienbrüche.
  • Effiziente Prozesse für das Onboarding neuer Mandanten – inklusive digitaler Erfassung und rechtssicherer Vereinbarungen.
  • Transparente Datenpflege – jede Änderung nachvollziehbar dokumentiert.
  • Sicheren Datenaustausch – verschlüsselte Kommunikation mit Mandanten im Einklang mit der DSGVO.

Digitalisierung statt Datenchaos:
Die neue Realität für Steuerberater

Wer Mandantendaten weiterhin manuell und in verschiedenen Systemen verwaltet, arbeitet nicht nur ineffizient, sondern setzt seine Kanzlei auch einem hohen Risiko aus.

Die Zukunft gehört digitalen, integrierten Lösungen, die Medienbrüche vermeiden, Prozesse automatisieren und dabei höchste Sicherheit gewährleisten.

Die Mandanten erwarten längst eine moderne, digitale Kommunikation – etwa die Möglichkeit, Stammdaten online zu aktualisieren oder Verträge elektronisch zu unterzeichnen. Gleichzeitig verlangen Behörden revisionssichere Dokumentationen.

ℹ️ Kurz gesagt: 

Eine professionelle Stammdatenpflege ist heute kein Nice-to-have mehr,
sondern eine unternehmerische Notwendigkeit.

LKL Stammdaten:
💡 Die smarte Lösung für moderne Kanzleien

Genau hier setzt LKL Stammdaten an:
Die Plattform unterstützt Steuerberatungskanzleien durch digitale und automatisierte Prozesse bei der gesetzeskonformen Pflege ihrer Mandantenstammdaten.

Durch Funktionen wie:

  • nahtloser DATEV-Synchronisation,
  • DSGVO-konformem und verschlüsseltem Datenaustausch,
  • automatisiertem Onboarding neuer Mandanten inklusive eIDAS-konformer Signatur,
  • Transparenzregister-Abfragen,
  • und vollständiger Datenprotokollierung,

wird die Stammdatenpflege nicht nur einfacher, sondern auch sicherer und effizienter.

Fazit:

Wer heute auf digitale Prozesse setzt, kann sich morgen voll und ganz auf seine Kernkompetenz konzentrieren: die exzellente Beratung der Mandanten.
Tools wie LKL Stammdaten machen den Unterschied – damit aus Daten kein Chaos wird, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil entsteht.

Von Damian Scholz / 28. April 2025

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Digitale Buchhaltung für KMU:
E-Rechnungssoftware richtig auswählen

Die Digitalisierung macht auch vor der Buchhaltung keinen Halt – zum Glück!

Gerade kleine und mittlere Unternehmen (KMU) profitieren enorm von modernen E-Rechnungssoftwares. Weniger Papier, mehr Übersicht, schnellere Prozesse.

Doch die Auswahl der passenden Lösung ist entscheidend. Worauf also sollten KMU achten? Und wie wichtig sind GoBD, Archivierung und die Lesbarkeit von E-Rechnungen?

1.

Was ist eine E-Rechnung überhaupt?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, die per Mail verschickt wird – jedenfalls nicht im rechtlichen Sinne. Sie muss bestimmte strukturierte Datenformate (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) enthalten, die maschinenlesbar und automatisiert verarbeitbar sind. Dadurch kann die Buchhaltungssoftware Daten direkt auslesen, ohne manuelle Eingabe.

2.

GoBD: Was ist das – und warum ist es wichtig?

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Jede E-Rechnungssoftware, die in Deutschland zum Einsatz kommt, muss GoBD-konform sein. Das bedeutet unter anderem:

  • Unveränderbarkeit der Daten: Rechnungen dürfen nachträglich nicht manipuliert werden.
  • Nachvollziehbarkeit: Jeder Schritt muss dokumentiert und bei Bedarf nachvollziehbar sein.
  • Ordnung und Vollständigkeit: Kein Dokument darf verloren gehen.

Achten Sie beim Softwarevergleich unbedingt darauf, dass der Anbieter die GoBD-Konformität garantiert – idealerweise mit einem Zertifikat oder einer offiziellen Bestätigung.

3.

Archivierung: Nicht nur ablegen, sondern rechtskonform sichern

E-Rechnungen müssen laut Gesetz zehn Jahre lang aufbewahrt werden – elektronisch, im Originalformat und so, dass sie jederzeit lesbar und verfügbar sind. Eine gute E-Rechnungssoftware bietet daher:

  • Automatisierte Archivierung
  • Versionssicherheit
  • Sichere Speicherung in der Cloud oder auf eigenen Servern

Wichtig: Auch bei einem Softwarewechsel oder der Insolvenz eines Dienstleisters müssen Sie auf Ihre Rechnungsdaten weiterhin zugreifen können.

4.

Lesbarkeit: Mensch und Maschine müssen klarkommen

Maschinenlesbarkeit ist Pflicht – aber auch für Sie als Unternehmer oder Mitarbeiter sollte die Rechnung verständlich dargestellt werden. Gute Softwares bieten daher eine hybride Darstellung: Die strukturierte Datei wird automatisch in ein lesbares PDF-Format übersetzt. So behalten Sie den Überblick, ohne IT-Experte zu sein.

Anwendungen, wie LKL eRechnung, lassen sich mit ERP-Systemen kombinieren, stellen eine Schnittstelle zur DATEV dar und machen sogar die in E-Rechnungen implementierten Zusatzdokumente, wie Lieferscheine, Stundenaufstellungen usw. lesbar.

5.

Bonus-Tipps zur Auswahl der passenden Software

  • Integration: Lässt sich die Software mit Ihrem ERP-System oder Online-Banking verbinden?
  • Benutzerfreundlichkeit: Intuitive Bedienung spart Schulungszeit.
  • Support & Updates: Bietet der Anbieter zuverlässigen Support und regelmäßige Anpassungen an rechtliche Änderungen?
  • Skalierbarkeit: Wächst die Lösung mit Ihrem Unternehmen mit?

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den Anforderungen der GoBD. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und korrekt umsetzen. Dokumentieren Sie die Schulungen, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass das Personal entsprechend unterwiesen wurde.

Fazit:

Die passende E-Rechnungssoftware spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schützt Sie auch vor rechtlichen Fallstricken. Achten Sie auf GoBD-Konformität, sichere Archivierung und gute Lesbarkeit – und schon steht der digitalen Buchhaltung nichts mehr im Weg.

Von Damian Scholz / 16. April 2025

GoBD-konforme E-Rechnungen

100% compliant mit §146 AO & §14b UStG

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5 Schritte zur GoBD Compliance:
So bleiben Sie rechtssicher

16. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen Unternehmen vor die Herausforderung, ihre Buchführung gesetzeskonform zu gestalten. Besonders die revisionssichere Archivierung und die Verarbeitung von E-Rechnungen stehen derzeit im Fokus.

Mit diesen fünf Schritten erreichen Sie die GoBD-Compliance und schützen Ihr Unternehmen vor rechtlichen Problemen.

1.

Digitale Belegerfassung und revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen

Wichtige Bestandteile der GoBD sind die digitale Erfassung von Belegen und die revisionssichere Archivierung von elektronischen Dokumenten, zu denen auch die E-Rechnungen gehören.

Bei digitalen Dokumenten ist darauf zu achten, dass diese unverändert und vollständig aufbewahrt werden. Eine revisionssichere Archivierung stellt sicher, dass Dokumente und Buchungen unveränderbar gespeichert werden. Ideal sind Systeme, wie LKL eRechnung, welche mit lückenloser Protokollierung und speziellen Funktionen zur Verwaltung elektronischer Rechnungen diese Anforderungen erfüllen.

2.

Verfahrensdokumentation erstellen

Die GoBD fordert eine nachvollziehbare Verfahrensdokumentation. Dokumentieren Sie detailliert, wie Belege erfasst, verarbeitet und archiviert werden. Aktualisieren Sie diese Dokumentation regelmäßig und halten Sie sie stets auf dem neuesten Stand.

3.

Datensicherheit gewährleisten

Schützen Sie Ihre Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff. Implementieren Sie Backup-Strategien und Zugriffsberechtigungen, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Nutzen Sie sichere Cloud-Lösungen oder lokale Speichermethoden.

4.

Interne Kontrollsysteme einrichten

Implementieren Sie ein internes Kontrollsystem (IKS), um die Einhaltung der GoBD im Unternehmen kontinuierlich zu überwachen. Dies umfasst regelmäßige Prüfungen der Abläufe, um Fehler oder Verstöße frühzeitig zu erkennen. Dokumentieren Sie die Kontrollen und etwaige Anpassungen.

5.

Regelmäßige Schulungen durchführen

Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig in den Anforderungen der GoBD. So stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die Prozesse verstehen und korrekt umsetzen. Dokumentieren Sie die Schulungen, um im Zweifelsfall nachweisen zu können, dass das Personal entsprechend unterwiesen wurde.

Fazit:

GoBD-Compliance ist keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Mit diesen fünf Schritten schaffen Sie eine solide Grundlage, um Ihre Buchführung gesetzeskonform und effizient zu gestalten. Bleiben Sie rechtssicher und vermeiden Sie unnötige Risiken durch proaktive Maßnahmen.

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Sicherung vs. Archivierung digitaler Dokumente

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb

Die Begriffe Sicherung und Archivierung sind oft missverständlich oder werden synonym verwendet. Doch es gibt wesentliche Unterschiede, insbesondere im Hinblick auf die revisionssichere Archivierung nach GoBD.

Datensicherung: Schutz vor Datenverlust

Die Datensicherung (Backup) dient primär dazu, Datenverluste durch technische Defekte, menschliche Fehler oder Cyberangriffe zu verhindern. Sie zeichnet sich durch folgende Merkmale aus:

  • Kurzfristige Speicherung: Backups werden häufig täglich oder in kurzen Intervallen erstellt und regelmäßig überschrieben.
  • Wiederherstellbarkeit: Ziel ist es, Daten in den Ursprungszustand zurückzuversetzen.
  • Flexibilität: Sicherungen können je nach Strategie auf verschiedenen Medien (Cloud, externe Festplatten, Server) abgelegt werden.
  • Keine rechtliche Vorgabe: Die Aufbewahrung von Backups unterliegt keiner gesetzlichen Pflicht.

Archivierung: Langfristige und revisionssichere Aufbewahrung

Die Archivierung von digitalen Dokumenten hat einen anderen Zweck: Sie gewährleistet die langfristige Aufbewahrung und Integrität von geschäftsrelevanten Dokumenten. Wichtige Merkmale sind:

  • Unveränderbarkeit: Dokumente müssen in ihrer Originalform erhalten bleiben.
  • Nachvollziehbarkeit: Jede Änderung oder Bearbeitung muss dokumentiert werden.
  • Lange Aufbewahrungsfristen: Gesetzliche Vorschriften erfordern eine Vorhaltung von 6 bis 10 Jahren, in einigen Fällen sogar länger.

Was bedeutet revisionssichere Archivierung nach GoBD? 

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung) definieren Anforderungen an die digitale Archivierung in Unternehmen. Eine revisionssichere Archivierung bedeutet:

  • Manipulationssicherheit: Dokumente dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.
  • Protokollierung: Jede Bearbeitung oder Löschung muss nachvollziehbar dokumentiert sein.
  • Auffindbarkeit: Dokumente müssen schnell und eindeutig wiedergefunden werden können.
  • Originalgetreue Aufbewahrung: Dokumente sind in dem Format zu archivieren, in dem sie erstellt wurden.

Einige Rechnungsprogramme, wie eRechnungPRO von LKL Software GmbH, archivieren alle Ein- und Ausgangsbelege automatisch revisionssicher und unterstützen damit die Anwender bei der Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.

Fazit: Backup und Archivierung sind keine Alternativen

Unternehmen sollten sich bewusst machen, dass Datensicherung und Archivierung unterschiedliche Ziele verfolgen. Während Backups dem Schutz vor Datenverlust dienen, sorgt eine revisionssichere Archivierung für die langfristige, rechtskonforme Aufbewahrung geschäftsrelevanter Dokumente. Eine gut durchdachte Strategie sollte daher beide Aspekte abdecken, um sowohl die Sicherheit als auch die gesetzliche Konformität zu gewährleisten.

 
Wann starten Sie mit Ihren E-Rechnungen? 

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Die wichtigsten Vorteile von E-Rechnungen: Warum sich der Umstieg lohnt 

In einer zunehmend digitalen Welt gewinnen E-Rechnungen immer mehr an Bedeutung. Nicht nur große Unternehmen, sondern auch kleine und mittelständische Betriebe profitieren von dieser modernen Art der Rechnungsstellung. Doch warum lohnt sich der Umstieg?

Kosteneinsparungen 

Papier, Druckerpatronen, Kuverts und Porto – all das fällt bei E-Rechnungen weg. Zudem werden die internen Prozesse, wie die Rechnungsstellung und -bearbeitung, durch Automatisierung deutlich effizienter. Studien zeigen, dass Unternehmen durch den Einsatz von E-Rechnungen bis zu 60-80 % der Kosten im Vergleich zu herkömmlichen Papierrechnungen einsparen können. 

Zeitersparnis 

Das Erstellen und Versenden einer Papierrechnung kann Tage dauern – von der Druckvorbereitung bis zur Postzustellung. Mit E-Rechnungen geht das in Sekunden: Rechnungen werden digital erstellt, übermittelt und können direkt bearbeitet werden. Auch der Zahlungseingang kann durch schnellere Verarbeitung beschleunigt werden.

Fehlerreduktion 

Manuelle Prozesse sind anfällig für Fehler – sei es ein Zahlendreher oder ein vergessener Eintrag. Mit automatisierten E-Rechnungsprozessen sinkt die Wahrscheinlichkeit für Fehler erheblich. Moderne Softwarelösungen überprüfen Daten auf Konsistenz und stellen sicher, dass alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten sind.  

Umweltschutz 

E-Rechnungen schonen Ressourcen. Weniger Papierverbrauch, weniger Energie für den Druck und weniger Transportwege bedeuten eine spürbare Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks. Unternehmen, die auf E-Rechnungen umsteigen, leisten somit einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz – ein wichtiger Punkt in Zeiten von Nachhaltigkeit und Umweltbewusstsein. 

Rechtssicherheit und Compliance  

E-Rechnungen sind in vielen Ländern bereits gesetzlich anerkannt und erfüllen die Anforderungen an steuerrechtliche Nachweise. Mit standardisierten Formaten, wie ZUGFeRD oder XRechnung in Deutschland, wird die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht. Dadurch sind Unternehmen bestens auf Prüfungen vorbereitet. 

Bessere Nachverfolgbarkeit und Transparenz

Mit E-Rechnungen behalten Unternehmen den Überblick: Dank digitaler Archivierung können Rechnungen leicht gesucht, gefiltert und analysiert werden. Auch der Status der Zahlung – ob eingegangen, ausstehend oder überfällig – lässt sich in Echtzeit nachverfolgen.  

Internationaler Einsatz 

Für Unternehmen, die international tätig sind, bieten E-Rechnungen enorme Vorteile. Sie erleichtern den grenzüberschreitenden Handel, da sie mit global anerkannten Standards arbeiten und länderspezifische Vorschriften berücksichtigen können. 

Fazit

Mer Umstieg auf E-Rechnungen ist mehr als nur ein technologischer Fortschritt – er ist eine Investition in Effizienz, Nachhaltigkeit und Wettbewerbsfähigkeit. Unternehmen jeder Größe können von den Vorteilen profitieren und sich durch den Einsatz moderner Rechnungsprozesse besser für die Zukunft aufstellen. Wer noch zögert, sollte spätestens jetzt die Weichen für die digitale Transformation stellen und auf Lösungen wie eRechnung von LKL Software GmbH zurückgreifen. 

 
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Zulässige Formate der
E-Rechnung in Deutschland 

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb


Die elektronische Rechnungsstellung wird durch die EU-Norm 16931 vereinfacht und standardisiert. In Deutschland sind die Formate ZUGFeRD und XRechnung zulässig, wobei jedes Format seine speziellen Einsatzmöglichkeiten und Vorteile bietet. 

ZUGFeRD: Die flexible Lösung  

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) kombiniert PDF und XML, um ein lesbares und zugleich maschinenlesbares Format zu schaffen. Es wurde entwickelt, um die Anforderungen der EU-Norm 16931 zu erfüllen und ist besonders in Deutschland und Österreich weit verbreitet. 

  • PDF/A-3 mit eingebettetem XML 
    ZUGFeRD besteht aus einer PDF/A-3-Datei, die für Menschen lesbar ist, und einer eingebetteten XML-Datei, die für Maschinen geeignet ist. Dies macht es möglich, die Rechnung sowohl als PDF als auch als strukturierte XML-Datei zu senden. 
  • Einfache Integration 
    Das hybride Format passt gut in bestehende Systeme, da PDF bereits weit verbreitet ist. Dank des XML-Anteils kann die Rechnung auch automatisch verarbeitet werden, was eine vollständige Digitalisierung ermöglicht. 
  • Flexibilität und hohe Akzeptanz 
    ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die bereits PDF-Rechnungen nutzen und einen einfachen Übergang zur digitalen Verarbeitung suchen. Es wird von vielen Behörden und Unternehmen in Deutschland und Österreich akzeptiert. 

XRechnung: Der Standard für den öffentlichen Sektor  

XRechnung ist ein reines XML-Format und wurde speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt. Es erfüllt die Anforderungen der EU-Norm 16931 und gewinnt auch für andere Bereiche an Bedeutung. 

  • Reines XML-Format 
    XRechnung verwendet ausschließlich XML, um Rechnungsdaten strukturiert und maschinenlesbar zu machen. Dies sorgt für eine nahtlose Integration in automatisierte Systeme und sichert eine hohe Datenqualität. 
  • Rechtskonformität 
    XRechnung erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für die E-Rechnungsstellung im öffentlichen Sektor. Es ist für öffentliche Aufträge in Deutschland verpflichtend und daher besonders relevant für Unternehmen, die im öffentlichen Bereich tätig sind. 
  • Hohe Standardisierung 
    Als reines XML-Format erleichtert XRechnung die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Systemen und Institutionen. So kann der Aufwand für Anpassungen und die Verarbeitung der Rechnungen deutlich gesenkt werden. 

Zusammenfassung Vergleich 

Beide Formate erfüllen die EU-Norm 16931, bieten jedoch unterschiedliche Vorteile: 

ZUGFeRD ist ideal für Unternehmen, die eine flexible Lösung bevorzugen und bereits PDF-Rechnungen nutzen. Es bietet eine sanfte Umstellung auf die digitale Rechnungsstellung mit integriertem XML. 

XRechnung eignet sich besonders für Unternehmen, die im öffentlichen Sektor tätig sind oder hohe Anforderungen an Datenstrukturierung und Automatisierung haben. Das reine XML-Format ermöglicht eine einfache Integration in automatisierte Systeme 

Fazit – Eine Software, die beide Formate unterstützt

Mit LKL eRechnung erhalten Sie eine leistungsstarke Softwarelösung, die sowohl ZUGFeRD als auch XRechnung unterstützt. Sie ermöglicht eine unkomplizierte Integration in Ihre bestehenden Systeme und erleichtert Ihnen den Übergang zur digitalen Rechnungsstellung nach EU-Norm 16931. Profitieren Sie von einer effizienten, gesetzeskonformen Abwicklung und wählen Sie die für Sie passende Lösung – alles in einem System. 

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Implementierung der Norm in Ihrem Unternehmen 

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E-Rechnung in Deutschland: Gesetzliche Anforderungen und EU-Norm 16931

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb


Die EU-Norm 16931 beschreibt das standardisierte Format für elektronische Rechnungen innerhalb der EU. Nach dieser Norm ist die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ein bedeutender Schritt in der Harmonisierung der Rechnungsstellung innerhalb Europas. Doch was genau verbirgt sich hinter der Norm 16931 und wie beeinflusst sie Ihr Unternehmen? 

Was ist das Wachstumschancengesetz?  

Das Wachstumschancengesetz (WCG) soll Wachstumsimpulse für Unternehmen in Deutschland setzen sowie deren Zukunftsfähigkeit fördern. Ferner soll es die Wettbewerbsfähigkeit des Standorts Deutschland insgesamt stärken. 

Das Gesetz enthält für Unternehmen in Deutschland ebenfalls die Verpflichtung E-Rechnungen ab dem 01.01.2025 empfangen und verarbeiten zu können. Der elektronische Datensatz einer E-Rechnung hat Vorrang vor der visuellen Darstellung der Rechnung (z. B. auf Papier, PDF-Format). Der bisherige Vorrang der Papierrechnung entfällt damit ab diesem Zeitpunkt. 

XML-Rechnungen lassen sich im Gegensatz zu einem PDF nicht mit Standardprogrammen öffnen. Hierfür wird bald eine eigene Software zwingend erforderlich sein.

Was ist die EU-Norm 16931? 

Die EU-Norm 16931, auch bekannt als „EU-Norm für elektronische Rechnungen“, definiert die zentralen Anforderungen und Formate für die E-Rechnung. Das standardisierte XML-Format erleichtert den automatischen Austausch von Rechnungsdaten und die Integration in Buchhaltungssysteme. Ziel dieser Norm ist es, eine einheitliche und klare Methode zur Erstellung, Übermittlung und Bearbeitung von E-Rechnungen zu schaffen, die die Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Systemen und Ländern ermöglicht.

Vorteile der Norm EN16931  

Harmonisierung: 

Die Norm schafft einheitliche Regeln für den internationalen Handel. Dadurch wird es für Unternehmen einfacher, Rechnungen auch über Ländergrenzen hinweg auszutauschen, ohne sich an verschiedene nationale Standards anpassen zu müssen. 

Effizienzsteigerung:

Durch das standardisierte Format müssen weniger Daten manuell eingegeben werden, wodurch weniger Fehler passieren. Das spart Zeit und macht die Rechnungsverarbeitung reibungsloser. 

Kosteneinsparungen:

Die Automatisierung und Digitalisierung durch die Norm helfen, Kosten zu senken, indem Papierdokumente, Druck- und Versandkosten entfallen. Auch die Bearbeitung und Archivierung von Rechnungen wird effizienter. 

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen? 

Nach dem Wachstumschancengesetz gilt die E-Rechnungspflicht für den Empfang von E-Rechnungen ab dem 01.01.2025. Für den Versand gelten Übergangsregelungen vom 01.01.2025 bis 31.12.2027. 
 
Von der E-Rechnungspflicht sind alle inländischen Unternehmen mit steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätzen, welche sie an andere im Inland ansässige Unternehmen (B2B – von Firma an Firma) erbringen, betroffen. 
Nicht betroffen sind steuerfreie Lieferungen und Leistungen, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sowie Fahrausweise. 


Übergangsregelungen für den Versand vom 1.01.2025 bis 31.12.2027

01.01.2025 – 31.12.2026

Für die ersten 2 Jahre sind Papierrechnung ohne Einschränkung weiterhin zulässig. Andere elektronische Rechnungsformate, wie z. B. eine PDF-Rechnung können zu diesem Zeitpunkt nur noch mit Zustimmung des Rechnungsempfängers versendet werden. 

01.01.2027 – 31.12.2027 

Ab dem 1. Januar 2027 sind Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz verpflichtet, nur noch E-Rechnungen zu versenden. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von weniger als 800.000 Euro dürfen noch bis zum 31. Dezember 2027 Papierrechnungen und mit Zustimmung ihres Rechnungsempfängers PDF-Rechnungen versenden. 

Implementierung der Norm in Ihrem Unternehmen 

Der Übergang zu E-Rechnungen nach EU-Norm 16931 erfordert eine gründliche Vorbereitung. Unternehmen müssen ihre bestehenden Systeme anpassen oder neue Softwarelösungen integrieren, wie eRechnungPRO von der LKL Software, die das XML-Format unterstützen. Schulungen für Mitarbeiter sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten die neuen Prozesse verstehen und korrekt anwenden. 

Fazit

Durch das standardisierte Rechnungsformat können Unternehmen ihre Abläufe vereinfachen und Kosten sparen. Der Umstieg auf E-Rechnungen mag zunächst herausfordernd sein, doch die langfristigen Vorteile sind groß. Wenn Sie sich frühzeitig mit der EU-Norm 16931 beschäftigen und die notwendigen Anpassungen umsetzen, machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft und profitieren von den Vorteilen der digitalen Rechnungsstellung. 

Für weitere Informationen empfehlen wir Ihnen, sich zu unserem Newsletter rundum Digitalisierung anzumelden. 

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Rechtliche Aspekte und Normen

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Die Zukunft der Rechnungsstellung: E-Rechnung im Fokus

1. April 2025

Autor: Damian Scholz, Vertrieb


In der heutigen Geschäftswelt, in der Effizienz immer wichtiger wird, ist die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ein unverzichtbares Werkzeug geworden. Doch was genau verbirgt sich hinter diesem Begriff und welche Vorteile bietet er Unternehmen?

Was ist eine E-Rechnung? 

Eine E-Rechnung ist die elektronische Form einer Rechnung, die anstelle von Papierdokumenten verschickt wird. Sie wird in einem standardisierten Format erstellt und über elektronische Wege wie E-Mail, Webportale oder spezialisierte Plattformen übermittelt. Im Gegensatz zur traditionellen Papierrechnung enthält eine E-Rechnung strukturierte Daten, die automatisiert verarbeitet werden können.

Die Vorteile der E-Rechnung 

  • Kosteneinsparungen: Der Verzicht auf Papier und Porto spart nicht nur Geld, sondern reduziert auch den administrativen Aufwand für das Drucken und Versenden von Rechnungen. Auch die Archivierung wird effizienter, da digitale Dokumente leichter gespeichert und gesucht werden können. 
  • Zeiteffizienz: E-Rechnungen beschleunigen den Rechnungsprozess erheblich. Automatisierte Systeme können Rechnungen direkt verarbeiten, was zu kürzeren Bearbeitungszeiten und einer schnelleren Freigabe von Zahlungen führt. 
  • Fehlerreduktion: Durch die standardisierte Form der E-Rechnung werden manuelle Eingabefehler minimiert. Automatisierte Systeme können die Daten direkt in die Buchhaltungssoftware übernehmen, was die Fehleranfälligkeit reduziert. 
  • Umweltfreundlichkeit: Der Verzicht auf Papier und die damit verbundene Reduzierung von Druck- und Versandabfällen leisten einen Beitrag zum Umweltschutz. 

E-Rechnung in der Praxis

Die Implementierung von E-Rechnungen kann zunächst eine Herausforderung darstellen, insbesondere für kleinere Unternehmen, die an traditionelle Verfahren gewöhnt sind. Es ist jedoch eine Investition in die Zukunft. Viele Unternehmen integrieren bereits E-Rechnungen in ihre Prozesse und nutzen spezialisierte Softwarelösungen, um den Übergang zu erleichtern. Eine auf klein- und mittelständische Unternehmen spezialisierte Lösung ist eRechnung2GO von LKL Software. Diese bietet, neben der Verarbeitung von elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen, auch die Erstellung von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen usw.  

Rechtliche Aspekte und Normen

In vielen Ländern gibt es bereits gesetzliche Vorgaben für die Verwendung von E-Rechnungen. In der EU zum Beispiel ist die Verwendung von E-Rechnungen für öffentliche Aufträge verpflichtend. Auch in anderen Bereichen wird die Digitalisierung der Rechnungsstellung zunehmend vorgeschrieben. Daher ist es wichtig, sich über die geltenden Vorschriften und Normen zu informieren, um sicherzustellen, dass die E-Rechnung den rechtlichen Anforderungen entspricht.

Fazit

Die E-Rechnung stellt eine moderne und effiziente Lösung für die Rechnungsstellung dar. Durch die Automatisierung und Digitalisierung des Prozesses können Unternehmen nicht nur Kosten sparen, sondern auch ihre Arbeitsabläufe optimieren. Der Umstieg auf E-Rechnungen mag anfangs eine Herausforderung sein, doch die langfristigen Vorteile machen diese Investition mehr als wett.
In einer zunehmend digitalisierten Welt ist die E-Rechnung ein Schritt in die richtige Richtung und wird zunehmend zum Standard für Unternehmen jeder Größe. Wer jetzt auf E-Rechnungen umsteigt, ist auf der sicheren Seite und bereit für die Zukunft der Geschäftsabwicklung.

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