ZUGFeRD-Rechnungen empfangen und archivieren – so gelingt die Einführung problemlos
Zum 1. Januar 2025 trat eine entscheidende Änderung für Unternehmen in Deutschland in Kraft: Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) werden im B2B-Bereich zur Pflicht. Das bedeutet, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen nicht nur technisch zu empfangen, sondern auch korrekt zu interpretieren und weiterzuverarbeiten.
Ein Format, das dabei eine zentrale Rolle spielt, ist die ZUGFeRD-Rechnung.
Doch genau hier beginnt für viele Unternehmen bereits die Herausforderung.
ZUGFeRD – maschinenlesbar und menschenfreundlich?
Die ZUGFeRD-Rechnung kombiniert strukturierte XML-Daten mit einem lesbaren PDF-Dokument – sie ist also ein sogenanntes Hybridformat. Auf den ersten Blick klingt das ideal: Maschinen können die eingebettete XML-Datei automatisch verarbeiten, Menschen sehen weiterhin ein klassisch gestaltetes PDF.
Doch in der Praxis stellen sich viele Fragen:
- Ist die eingebettete XML-Datei korrekt formatiert?
- Sind eventuell noch weitere Dateien, wie Lieferscheine oder Arbeitsberichte eingebettet?
- Entspricht das PDF dem tatsächlichen Rechnungsinhalt (XML-Datei)?
- Welche Tools sind notwendig, um beide Ebenen – maschinell und visuell – korrekt zu nutzen?
Ohne passende Software kann die ZUGFeRD-Rechnung schnell zur Hürde werden – besonders wenn es um die Prüfung, Weiterleitung oder Archivierung im betrieblichen Alltag geht.
E-Rechnungen empfangen, öffnen und archivieren
– mit LKL eRechnung
Hier kommt LKL eRechnung ins Spiel. Unsere Lösung wurde speziell dafür entwickelt, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format schnell, zuverlässig und visuell verständlich darzustellen. Statt kryptischer XML-Strukturen oder technischer Fehleranalysen sehen Sie auf einen Blick die Informationen, die wirklich zählen:
✅ Einfache Visualisierung des Rechnungsinhalts (PDF & XML sowie sonstige Dateien)
✅ Direkter Import der Eingangsrechnungen aus E-Mail
✅ Automatische Prüfung auf Vollständigkeit, Pflichtfelder und Formatfehler
✅ Exportfunktion zu DATEV Unternehmen Online oder CSV-Datensatz
✅ Intuitive Bedienung ohne technisches Vorwissen – GoBD-konform und sicher
Vorteile der ZUGFeRD-Rechnung mit LKL eRechnung
Die ZUGFeRD-Rechnung bietet grundsätzlich viele Vorteile: Sie ist normiert, rechtssicher und unterstützt die digitale Transformation. Aber erst mit der richtigen Software entfaltet sie ihr volles Potenzial.
Mit LKL eRechnung profitieren Sie von:
- Rechtssicherer Archivierung: GoBD-konform und benutzerfreundlich.
- Transparenz für Ihre Mitarbeiter: Alle Beträge, Positionen und Zahlungsziele auf einen Blick – wie bei einer klassischen Rechnung.
- Effizienz in der Buchhaltung: Kein manuelles Abtippen oder Prüfen mehr – alles automatisiert.
Fazit: ZUGFeRD ab 2025 – bereit für den E-Rechnungsstandard?
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch eine Chance zur Digitalisierung und Prozessoptimierung. Mit der ZUGFeRD-Rechnung steht ein leistungsfähiges, flexibles Format zur Verfügung – vorausgesetzt, die Visualisierung gelingt.
LKL eRechnung macht aus technischen Daten wieder echte Dokumente – klar, verständlich und sofort einsatzbereit. So wird die Pflicht zur E-Rechnung zur Gelegenheit für effizientere Abläufe und zufriedene Teams.
Von Damian Scholz / 26. Mai 2025
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Max Mustermann
