Ausgangsdokumente verwalten

Im Modul „Ausgangsdokumente“ haben Sie die zentrale Übersicht über alle von Ihnen erstellten Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Lieferscheine. Hier können Sie den Status Ihrer Dokumente verfolgen, sie bearbeiten, versenden und in ihrem Lebenszyklus verwalten.

Die Übersichtstabelle

Die Haupttabelle listet alle Ihre Ausgangsdokumente auf. Sie können die Ansicht über das Dropdown-Menü filtern, um nur bestimmte Dokumenttypen (z.B. nur „Rechnung“) anzuzeigen.

Die Tabelle enthält folgende Spalten:

• Dokument# & Kunde: Die Dokumentennummer und der Name des Kunden.
• Status: Zeigt den aktuellen Bearbeitungsstand des Dokuments an:
  • Entwurf: Das Dokument ist unvollständig und wurde noch nicht finalisiert.
  • Verarbeitet: Das Dokument wurde fertiggestellt („Fertigstellen“), aber möglicherweise noch nicht per E-Mail versendet.
  • Nicht gesendet
  • Gesendet: Das Dokument wurde erfolgreich per E-Mail an den Kunden versendet. 
• Aktualisiert am: Datum und Uhrzeit der letzten Änderung.
• Betrag: Der Gesamtbetrag des Dokuments.
• Stichwörter: Optionale Schlagwörter zur besseren Organisation.
• DATEV: Zeigt an, ob das Dokument bereits mit DATEV synchronisiert wurde.
• Aktionen: Die verfügbaren Aktionen für das Dokument (mehr dazu unten).

Ein Symbol (z.B. eine „Klammer“) neben der Dokumentennummer zeigt an, dass für dieses Dokument zugehörige Dokumente (Vorgänger oder Nachfolger) existieren.

Dokumenten-Verkettung (Zugehörige Dokumente)

Wenn Sie ein Dokument auswählen, das mit anderen verknüpft ist, wird ein unterer Bereich eingeblendet: „Zugehörige Dokumente für: [Dokumentennummer]“.

Dies zeigt den „Lebenszyklus“ einer Transaktion. Beispielsweise kann ein Angebot (AB0005/2025)später in eine Rechnung (RE0018/2025) umgewandelt werden, zu der wiederum ein Lieferschein (L10001/2025) erstellt wird. Alle diese verknüpften Dokumente sind hier sichtbar.

Dokumenten-Aktionen (Aktionen)

Für jedes Dokument stehen Ihnen in der rechten Spalte verschiedene Aktionen zur Verfügung:

• Vorschau: Zeigt eine Vorschau des Dokuments als PDF an.
• Senden (E-Mail-Symbol): Öffnet das Modal-Fenster zum Versenden des Dokuments per E-Mail.
• Folgedokument erstellen: Ermöglicht die Erstellung eines logischen Nachfolgedokuments. Das System schlägt nur zulässige Typen vor (z.B. aus einem „Angebot“ kann eine „Auftragsbestätigung“ oder „Rechnung“ werden).
• Sync mit DATEV: Manueller Trigger zur Synchronisation des Belegs mit DATEV.
• Kopieren: Erstellt eine Kopie des Dokuments, ideal für die Wiederholung ähnlicher Vorgänge.
• Protokolle: Zeigt das Aktivitätsprotokoll (Log) für das Dokument an. Hier sehen Sie, wer es wann erstellt, bearbeitet oder gesendet hat.
• Löschen: Steht in der Regel nur für Dokumente mit dem Status „Entwurf“ zur Verfügung.

Dokumentenprotokoll (Protokolle)

Das Protokoll (erreichbar über die Aktion „Protokolle“) listet chronologisch jede wichtige Aktion auf, die mit einem Dokument durchgeführt wurde:

• Erstellung des Dokuments
• Statusänderungen (z.B. „verarbeitet“)
• Versand der E-Mail
• Synchronisation mit DATEV

Dies bietet eine vollständige Nachverfolgbarkeit für jeden Beleg.