DATEV-Integration einrichten und verwalten

Im Tab „DATEV“ innerhalb von „Meine Firma“ richten Sie die Verbindung zwischen Ihrer LKL eRechnung Software und der DATEV Buchhaltung ein. Diese Integration ermöglicht es Ihnen, Ihre Belege (sowohl Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen) automatisch oder manuell an DATEV Unternehmen online zu übertragen, um Ihre Buchhaltungsprozesse erheblich zu optimieren.

Die Verbindung mit DATEV einrichten

1. Verbindung herstellen

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Verbindung mit DATEV installieren“.
• Sie werden zur AUTHORISIERUNG auf das DATEV-Portal weitergeleitet. Melden Sie sich dort mit Ihren DATEV-Zugangsdaten an.
• Bestätigen Sie die Berechtigungen für LKL eRechnung.

2. Unternehmen auswählen

• Nach der erfolgreichen Authentifizierung müssen Sie „Ihre Firma“ auswählen.
• Dies ist ein entscheidender Schritt, damit sowohl die automatische als auch die manuelle Synchronisation mit dem korrekten Mandanten in DATEV Unternehmen online funktioniert.
• Das für Ihren Account gespeicherte Unternehmen wird unterhalb der Auswahl angezeigt.

Der Offline Access Token – Für eine nahtlose Synchronisation

Im Gegensatz zu einem kurzlebigen Online Token sorgt ein Offline Access Token für eine dauerhafte Verbindung.

• Vorteil: Ihre Belege können auch über einen längeren Zeitraum hinweg automatisch synchronisiert werden, ohne dass Sie sich erneut bei DATEV anmelden müssen.
• Token anfordern: Um alle Funktionen optimal nutzen zu können, fordern Sie bitte einen Offline Access Token an.
• Verbindungsinformationen: Im Bereich sehen Sie, welcher Benutzer die Verbindung aufgebaut hat und wie lange der aktuelle Token noch gültig ist (z.B. „Haltbarkeitszeit des Refresh Tokens: 15. Oktober 2027 um 13:43“).

Verbindung trennen:
Falls nötig, können Sie die Langzeitverbindung über den Link „Trenne die Langzeitverbindung mit DATEV“ jederzeit beenden.

Konfiguration der Synchronisation

1. Dokumententypen zuordnen

• Eingehende Rechnungen: Wählen Sie aus, welcher Dokumententyp aus Ihrer LKL eRechnung für den Import als „Eingangsrechnung“ in DATEV verwendet werden soll (in der Regel „Rechnungseingang“).
• Ausgehende Rechnungen: Wählen Sie den Dokumententyp, der Ihre „Ausgangsrechnung“ in DATEV repräsentiert.

2. Doppelte Freigabe (Vier-Augen-Prinzip)

• Aktivieren Sie diese Option, um das Prinzip der doppelten Kontrolle verbindlich für eingehende Rechnungen zu nutzen.
• Funktionsweise: Wenn aktiviert, benötigen eingehende Rechnungen sowohl eine sachliche Freigabe (fachliche Richtigkeit) als auch eine zahlreiche Freigabe (zahlungstechnische Prüfung) durch zwei verschiedene berechtigte Benutzer, bevor sie weiterverarbeitet oder an DATEV übertragen werden können.

3. Automatische Synchronisation

• Aktivieren: Wenn diese Option aktiviert ist, werden alle Ihre eingehenden Rechnungen automatisch mit DATEV Unternehmen online synchronisiert, sobald sie im System erfasst und freigegeben sind. Dies spart manuelle Schritte.
• Deaktivieren: Bei Deaktivierung müssen Sie jede Rechnung manuell über die Aktion „Sync nach DATEV“ übertragen. Dies gibt Ihnen die volle Kontrolle darüber, welche Belege wann exportiert werden.

Zusammenfassung des Workflows

1. Einrichtung: Verbindung mit DATEV herstellen und Unternehmen auswählen.
2. Konfiguration: Dokumententypen zuordnen und gewünschte Einstellungen (doppelte Freigabe, automatischer Export) vornehmen.
3. Alltagsbetrieb: Rechnungen werden erfasst, ggf. freigegeben und automatisch oder manuell an DATEV übertragen.
4. Kontrolle: Der Status der DATEV-Synchronisation ist in den Dokumentenübersichten direkt einsehbar.

Diese Integration schafft eine nahtlose Brücke zwischen Ihrer Rechnungsverwaltung und Ihrer Buchhaltungssoftware.