Folgedokument erstellen

Die Funktion „Folgedokument erstellen“ ermöglicht es Ihnen, aus einem bereits existierenden Dokument logisch und nahtlos ein neues, darauf aufbauendes Dokument zu generieren. Dies bildet den natürlichen Geschäftsprozess ab und spart Zeit, da Daten automatisch übernommen werden.

Was ist ein Folgedokument?

Ein Folgedokument ist ein neues Dokument, das aus einem Ausgangsdokument abgeleitet wird. Es übernimmt automatisch relevante Stammdaten wie Kundendaten, Positionen (Artikel, Mengen, Preise) und passt sie je nach Dokumententyp an.

Beispiele für gängige Folgedokumente:

• Aus einem Angebot wird eine Auftragsbestätigung oder eine Rechnung.
• Aus einer Auftragsbestätigung wird ein Lieferschein oder eine Rechnung.
• Aus einer Rechnung wird eine Rechnungskorrektur oder eine Gutschrift.
• Aus einer Teilrechnung wird eine weitere Teilrechnung oder die Schlussrechnung.

So erstellen Sie ein Folgedokument

1. Navigieren Sie zum Modul „Ausgangsdokumente“.
2. Suchen Sie das Dokument, aus dem Sie ein Folgedokument erstellen möchten.
3. Klicken Sie in der Zeile des Dokuments auf die Aktionsschaltfläche „Folgedokument erstellen“.
4. Es öffnet sich ein Modal-Fenster, in dem Ihnen das System die zulässigen Dokumententypenanbietet, die Sie aus dem aktuellen Beleg erstellen können.
5. Wählen Sie den gewünschten Dokumententyp aus (z.B. aus einem „Angebot“ die Option „Rechnung“).
6. Klicken Sie auf „Erstellen“ oder eine ähnliche Bestätigungsschaltfläche.

Was passiert danach?

Das System erstellt einen neuen Dokumenten-Entwurf vom gewählten Typ. In diesem Entwurf sind typischerweise bereits folgende Daten vorausgefüllt:

• Kundenstammdaten (Name, Adresse)
• Alle Positionen aus dem Ausgangsdokument
• Eventuell bereits Mengen oder Preise

Sie müssen den Entwurf nun noch überprüfen, ggf. anpassen und mit „Fertigstellen“ abschließen. Das neu erstellte Folgedokument wird automatisch mit dem Ursprungsdokument verknüpft, was Sie in der Übersicht unter „Zugehörige Dokumente“ sehen können.

Vorteile der Funktion

• Zeitersparnis: Vermeidet doppelte Dateneingabe.
• Fehlerreduzierung: Weniger manuelle Eingabe bedeutet weniger Fehlerquellen.
• Vollständige Dokumentenhistorie: Schafft eine lückenlose und nachvollziehbare Historie jeder Kunden-transaktion.
• Intuitiver Workflow: Unterstützt die natürliche Abfolge Ihrer Geschäftsprozesse.