Globale Dokumente verwalten

Beschreibung & Funktionsübersicht

Die Seite „Dokumente“ dient zum mandantenübergreifenden Hochladen und Versenden von Dokumenten, die innerhalb dieses Tenants genutzt werden können.
Hier können PDF-Dokumente zentral hochgeladen, verwaltet, an einzelne oder mehrere Mandanten versendet sowie bei Bedarf gelöscht werden.

Dokumente hochladen

Im oberen Bereich der Seite befindet sich ein Bereich mit der Aktion „Dokument auswählen“ sowie eine Drag & Drop-Zone („Ziehen Sie Ihre PDF-Datei hierher“).
Hier können PDF-Dokumente hochgeladen werden, die anschließend in der untenstehenden Tabelle erscheinen.

Dokumente durchsuchen

Über der Tabelle befindet sich ein Suchfeld, mit dem hochgeladene Dokumente nach ihrem Namen gefiltert werden können.

Dokumententabelle & Aktionen

In der Tabelle werden alle hochgeladenen Dokumente angezeigt.
Pro Dokument stehen folgende Aktionen zur Verfügung:

Auswahl über Checkbox (links) → zur Vorbereitung des Versands an Mandanten
Löschen-Symbol (Papierkorb) → öffnet einen Bestätigungsdialog

Dokument löschen

Beim Löschen eines Dokuments öffnet sich ein Bestätigungsfenster mit zwei Optionen:

„Dauerhaft löschen?“ → Dokument wird vollständig aus dem System entfernt
Ohne Aktivierung dieser Option → Dokument bleibt sichtbar, wird durchgestrichen und kann nicht mehr verwendet werden (verbleibt jedoch als Historieneintrag)

Buttons im Dialog:

Abbrechen
Löschen

Dokument(e) an Mandanten senden

Links oben über der Tabelle befindet sich die Schaltfläche „Senden“.
Nachdem mindestens ein Dokument per Checkbox ausgewählt wurde, öffnet sich ein Modal:

Empfänger für Dokumente auswählen

Anzeige aller Mandanten (Unternehmen und Privatpersonen) innerhalb dieses Tenants
Suche über Name oder DATEV-Nummer
Filter nach Typ: Firma / Privatperson

Der Tenant kann einen oder mehrere Empfänger auswählen und den Versand bestätigen.

Nach dem Versand erhält der ausgewählte Mandant eine E-Mail-Benachrichtigung, dass ein neues Dokument verfügbar ist.
Das Dokument erscheint anschließend im Tab „Dokumente“ des jeweiligen Mandanten in seiner Anwendung.

Diese Funktion dient als zentrale Dokumentenverwaltung und Versandstelle für alle Mandanten innerhalb eines Tenants – effizient und mandantenübergreifend nutzbar.