Vorlagen

Im Modul „Vorlagen“ können Sie wiederverwendbare Dokumentenvorlagen erstellen und verwalten. Dies spart Zeit, sorgt für Konsistenz in Ihrem Dokumentenlayout und ermöglicht sogar die automatische Erstellung von Dokumenten nach einem Zeitplan.

Die Vorlagen-Übersicht

In der Übersichtstabelle sehen Sie alle Ihre gespeicherten Vorlagen mit folgenden Informationen:

• Vorlagentyp: Der Dokumenttyp (z.B. Rechnung, Angebot, etc.).
• Vorlagenname: Der individuelle Name, den Sie der Vorlage gegeben haben.
• Erstellt am: Das Erstellungsdatum der Vorlage.
• Aufgabenname: Zeigt an, ob für die Vorlage ein Zeitplan (eine wiederkehrende Aufgabe) aktiviert wurde.
• Aktionen: Die verfügbaren Aktionen für jede Vorlage.

Aktionen für Vorlagen

Für jede Vorlage stehen Ihnen drei Hauptaktionen zur Verfügung:

1. Bearbeiten

• Ermöglicht es Ihnen, den Aufbau und den Inhalt der Vorlage zu ändern. Sie können Texte, Positionen, Layout-Elemente und Platzhalter anpassen, die dann bei jeder Verwendung der Vorlage automatisch eingefügt werden.

2. Dokument aus Vorlage erstellen

• Diese Aktion erstellt sofort ein neues Dokument auf Basis der ausgewählten Vorlage.
• Es erscheint ein Bestätigungs-Dialog: „Sind Sie sicher, dass Sie ein Dokument aus dieser Vorlage erstellen möchten?“
• Nach der Bestätigung mit „Erstellen“ wird ein neuer Dokumenten-Entwurf geöffnet, in dem alle vordefinierten Inhalte der Vorlage bereits eingetragen sind. Sie müssen diesen Entwurf nur noch finalisieren.

3. Zeitplan einrichten

• Mit dieser Funktion können Sie ein Dokument in regelmäßigen Abständen automatisch aus der Vorlage erstellen lassen – ideal für wiederkehrende Rechnungen (z.B. Miete, Hosting, Wartungsverträge).

Einen Zeitplan (wiederkehrende Aufgabe) einrichten

Wenn Sie auf „Zeitplan einrichten“ klicken, öffnet sich ein Formular zur Planung:

1. Aufgabenname:
   Vergeben Sie einen klaren Namen für diese wiederkehrende Aufgabe (z.B. „Monatliche Hosting-Rechnung“).
2. Kunden:
   Wählen Sie den Kunden aus, für den das Dokument erstellt werden soll.
3. Frequency (Häufigkeit):
   Wählen Sie aus, wie oft das Dokument automatisch erstellt werden soll (z.B. täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich).

Nachdem Sie auf „Speichern“ geklickt haben, wird die Vorlage gemäß dem Zeitplan ausgeführt. Der „Aufgabenname“ erscheint dann in der Übersichtstabelle in der Spalte „Aufgabenname“, sodass Sie alle geplanten Vorlagen auf einen Blick erkennen können.

Typische Anwendungsfälle

• Standard-Rechnung: Eine Vorlage mit Ihren Standard-Leistungspositionen und Zahlungsbedingungen.
• Angebotsvorlage: Eine Vorlage mit Ihrem Firmenlogo, allgemeinen Geschäftsbedingungen und typischen Beratungsleistungen.
• Wiederkehrende Rechnung: Eine Vorlage für ein Abonnement, die via Zeitplan monatlich automatisch erstellt wird.

Durch die Nutzung von Vorlagen standardisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und vermeiden redundante Dateneingaben.