Elektronische Signaturanfragen erstellen und verwalten

Beschreibung & Funktionsübersicht

Die Seite „Digitale Signatur“ dient zur Erstellung und Verwaltung elektronischer Signaturanfragen.
Hier kann der Tenant Dokumente vorbereiten, Unterzeichner hinzufügen und den Signaturprozess starten. Nach Abschluss werden die Dokumente vollständig digital signiert und revisionssicher archiviert.

Neue Signaturanfrage erstellen

Oben rechts befindet sich die Schaltfläche „Neue elektronische Signatur“.
Ein Modal öffnet sich, in dem zunächst ein Titel für die Anfrage vergeben wird. Nach dem Speichern öffnet sich automatisch die Signatur-Erstellungsansicht.

Dokumente hochladen

In der neuen Ansicht befindet sich ein Bereich zum Hochladen von PDF- oder DOCX-Dateien (DOCX wird automatisch in PDF umgewandelt).
Es können ein oder mehrere Dokumente hinzugefügt werden.

Unterzeichner hinzufügen

Auf der rechten Seite erscheint der Bereich „Unterzeichner“.
Hier bestehen zwei Möglichkeiten:

• Unterzeichner aus der Mandantenliste wählen (Dropdown)
• Neuen Unterzeichner manuell erfassen (Name + E-Mail-Adresse eingeben)

Es können mehrere Unterzeichner pro Dokument und mehrere Dokumente pro Signaturanfrage hinterlegt werden.

Signaturfelder platzieren

Nach dem Hinzufügen eines Unterzeichners öffnet sich das Dokument-Preview.
Der Tenant kann dort das Signaturfeld per Drag & Drop an der gewünschten Stelle platzieren
(Manuell oder – falls verfügbar – über automatische Smart-Anker).

Die Platzierung muss für jeden Unterzeichner und jedes Dokument erfolgen.

Signaturprozess starten

Sobald alle Unterzeichner gesetzt und die Felder platziert wurden, erscheint der Button
„Signaturprozess starten“.

Durch Klick darauf wird:

• die Anfrage final fixiert (keine Änderungen mehr möglich)
• und automatisch an alle Unterzeichner per E-Mail versendet

Status & Abschluss

Jede Signaturanfrage kann je nach Fortschritt drei verschiedene Status haben:

• „Entwurf“ – Anfrage wurde erstellt, aber noch keine Unterzeichner hinzugefügt oder Signaturprozess gestartet
• „Laufend“ – Signaturprozess wurde gestartet und befindet sich im Unterschriftsablauf
• „Abgeschlossen“ – alle Unterzeichner haben erfolgreich signiert

Über die Tabelle können Dokumente jederzeit eingesehen oder heruntergeladen werden.

Diese Funktion ermöglicht einen vollständig digitalen und rechtssicheren Signaturablauf, inklusive Mehrfachunterzeichnern und mehrseitigen Dokumenten – komplett integriert im System.