Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung können Sie weiteren Personen Zugang zu Ihrem Firmenaccount gewähren. Dies ist ideal, um Aufgaben zu delegieren, z.B. in der Buchhaltung oder im Rechnungswesen, während Sie die Kontrolle über die Berechtigungen behalten.

So fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu

1. Navigieren Sie zum Tab „Meine Firma“ und wählen Sie dort den Unterpunkt „Benutzerverwaltung“ aus.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Neuen benutzer erstellen“.
3. Füllen Sie das Formular mit den Daten des neuen Nutzers aus:
   • Benutzername
   • Vorname und Nachname
   • E-Mail-Adresse
4. Weisen Sie dem Benutzer eine Rolle oder Berechtigungsstufe zu. Typische Rollen sind:
   • Administrator: Vollzugriff auf alle Bereiche, einschließlich Firmenstammdaten und Benutzerverwaltung.
   • Benutzer: Eingeschränkter Zugriff, z.B. nur auf Rechnungserstellung und Kundenstamm.
5. Wichtig: Wählen Sie die Freigaberechte für den Benutzer aus. Diese bestimmen, welche Rolle er im Freigabeprozess für eingehende Belege (Rechnungen) spielt:
   • Keine Freigaberechte:
     Der Benutzer kann Belege weder fachlich noch zahlungstechnisch freigeben. (Standard für normale Mitarbeiter).
   • Sachliche Freigaberechte:
     Der Benutzer ist berechtigt, die sachliche Richtigkeit eines Belegs zu prüfen und freizugeben (z. B. ob die Ware geliefert wurde, die Menge stimmt oder die Kostenstelle korrekt ist).
   • Diese Aufgabe wird häufig von einem Abteilungsleiter oder Projektverantwortlichen übernommen.
   • Fachliche (Zahlungstechnische) Freigaberechte:
     Der Benutzer ist berechtigt, die zahlungstechnische Freigabe zu erteilen (z. B. ob der Rechnungsbetrag korrekt ist und die Zahlungsbedingungen eingehalten werden). Dies liegt in der Regel im Verantwortungsbereich der Buchhaltung oder Geschäftsleitung.
   • Alle Freigaberechte:
     Der Benutzer kann sowohl die fachliche als auch die sachliche Freigabe allein durchführen. Diese Einstellung sollte nur vertrauenswürdigen Benutzern mit umfassenden Befugnissen (wie Administratoren) gewährt werden.
6. Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link, um seinen Account zu aktivieren und ein Passwort zu vergeben.

So verwalten oder entfernen Sie Benutzer

• In der Benutzerliste sehen Sie alle aktiven Benutzer.
• Sie können die Berechtigungen eines Benutzers jederzeit ändern, indem Sie auf „Bearbeiten“ klicken.
• Um einen Benutzer zu entfernen, wählen Sie ihn aus und klicken auf „Entfernen“ oder „Deaktivieren“. Bestätigen Sie den Vorgang. Der Benutzer hat danach keinen Zugang mehr.