Rechnungen versenden

Sie können Ihre fertigen Rechnungen und andere Dokumente auf zwei Wegen direkt aus dem System heraus an Ihre Kunden versenden: direkt nach dem Fertigstellen oder jederzeit später aus der Übersicht. Dieser Artikel erklärt den einfachen Versandprozess per E-Mail.

Wann und wie können Sie ein Dokument versenden?

1. Direkt nach dem „Fertigstellen“
Sobald Sie eine Rechnung mit „Fertigstellen“ abgeschlossen haben, erscheint ein Dialog mit zwei Optionen:

• Versenden: Wählen Sie diese Option, um sofort in den E-Mail-Versand zu gelangen.
• Herunterladen: Um die PDF zunächst nur lokal zu speichern.

2. Jederzeit aus „Ausgangsdokumente„
Sie können bereits erstellte Dokumente auch später versenden:

1. Navigieren Sie zum Hauptmenüpunkt „Ausgangsdokumente„.
2. Suchen Sie das gewünschte Dokument in der Liste.
3. Klicken Sie auf die E-Mail-Ikone („Dokument senden“) in der Zeile des Dokuments.

Beide Wege öffnen dasselbe E-Mail-Versand-Formular.

Das E-Mail-Versand-Formular

Nachdem Sie den Versand gestartet haben, öffnet sich ein Fenster mit einem vorausgefüllten E-Mail-Formular.

So funktioniert es:

• E-Mail-Adresse:
  Die E-Mail-Adresse des Kunden wird automatisch aus dessen Stammdaten eingetragen. Sie können diese bei Bedarf manuell ändern oder weitere Empfänger hinzufügen.
• Betreff:
  Der Betreff wird automatisch generiert und enthält die Dokumentenart und Nummer (z.B. Dokument RE0023/2025). Sie können ihn anpassen.
• Nachricht:
  Das Textfeld enthält eine vordefinierte, professionelle E-Mail-Nachricht. Der Text kann nach Ihren Wünschen angepasst werden.
  Standardtext:Sehr geehrte Damen und Herren,anbei erhalten Sie das Dokument [Dokumentennummer] vom [Datum].Mit freundlichen Grüßen,
  [Ihr Name]
• Anhänge:
  Das fertiggestellte Dokument wird automatisch als PDF-Datei im Anhang hinzugefügt. Der Dateiname besteht in der Regel aus dem Dokumententyp und einer eindeutigen ID (z.B. Rechnung_937251f3-dd8b-46b6-b72c-936ab990d6cLZUGFeRD.pdf).

Versand abschließen:
Nachdem Sie alle Einstellungen überprüft und ggf. angepasst haben, senden Sie die E-Mail mit dem Dokument an Ihren Kunden, indem Sie die entsprechende Schaltfläche (wie „Senden“ oder „Versenden“) in diesem Fenster betätigen.

Zusammenfassung der Vorteile

• Flexibilität: Versand sofort nach der Erstellung oder später aus der Übersicht.
• Nahtloser Workflow: Der Versand ist direkt in die Dokumentenverwaltung integriert.
• Zeitersparnis: Kein manuelles Erstellen von E-Mails oder Suchen nach PDF-Dateien notwendig.
• Professionelle Kommunikation: Vordefinierte Textbausteine sorgen für einen einheitlichen und korrekten Auftritt.
• Fehlervermeidung: Die korrekte Dokumenten-PDF wird automatisch angehängt.