Rechnungseingang

Das Modul „Rechnungseingang“ ist die zentrale Anlaufstelle für alle bei Ihnen eingehenden Rechnungen von Ihren Lieferanten. Durch die Integration einer speziellen E-Mail-Adresse erfasst das System Rechnungen automatisch, erkennt Standards und unterstützt Sie bei der effizienten Bearbeitung und Buchhaltung.

Automatischer Rechnungsempfang und -import

So funktioniert der automatische Workflow:

E-Mail-Weiterleitung: Rechnungen, die Sie an die im Tab „Meine Firma > Rechnungseingang„hinterlegte E-Mail-Adresse weiterleiten, werden automatisch vom System importiert.
Intelligente Erkennung: Das System erkennt standardisierte Rechnungsformate wie ZUGFeRDund XRechnung und extrahiert automatisch alle relevanten Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Lieferant, Positionen, etc.).
Automatische Lieferanten-Zuordnung:
- Wird ein Lieferant anhand seiner Daten (z.B. Name, USt-IdNr.) in Ihrer Lieferantenliste erkannt, wird die Rechnung automatisch diesem Lieferanten zugeordnet.
- Ist der Lieferant noch nicht hinterlegt, erstellt das System automatisch einen neuen Lieferantenstammsatz aus den Rechnungsdaten.

Für nicht-standardisierte Rechnungen (z.B. einfache PDFs oder TIFF-Bilder) können Sie die Rechnungsdaten manuell erfassen, indem Sie den Anhang öffnen und die Informationen übertragen.

Die Übersichtstabelle

In der Übersicht sehen Sie alle Ihre Eingangsrechnungen mit folgenden Informationen:

Dokumente: Rechnungsnummer und -datum.
Fällig am: Das Fälligkeitsdatum der Rechnung.
Lieferant: Der Name des Rechnungsstellers.
Stichwörter: Optionale Schlagwörter.
Betrag: Der Rechnungsbetrag.
DATEV: Zeigt den Synchronisationsstatus mit DATEV an.
Aktionen: Verschiedene Bearbeitungsoptionen (siehe unten).

Über die Filterleiste können Sie die Ansicht nach Lieferant, Bezahlstatus, Zeitraum und anderen Kriterien einschränken.

Rechnungsbearbeitung und -freigabe

Je nach Konfiguration Ihrer Freigaberechte und Einstellungen stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:

Hauptaktionen:

Bearbeiten (Stift-Symbol): Öffnet ein Formular, in dem Sie alle Rechnungsdaten manuell überprüfen und korrigieren können (Lieferant, Daten, Beträge, Steuernummer, etc.).
Freigabe (Schloss-Symbol): Ist die „doppelte Freigabe“ aktiviert, können Benutzer mit entsprechenden Rechten hier die sachliche (fachliche Richtigkeit) oder zahlreiche(zahlungstechnische Prüfung) Freigabe erteilen.
Bezahlt/Unbezahlt markieren: Setzen Sie den Zahlungsstatus der Rechnung.
Gültig/Ungültig markieren: Kennzeichnen Sie die Rechnung als (un)gültig.
Vorschau (Auge-Symbol): Zeigt eine Vorschau des Rechnungsanhangs an.
Sync nach DATEV: Löst die manuelle Synchronisation des Belegs mit DATEV aus. Ist die automatische Synchronisation aktiv, erscheint hier ggf. der Status.

Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Menü):

Nach Lieferant filtern: Filtert die Ansicht sofort nach dem Lieferanten dieser Rechnung.
Markiere als ungelesen: Setzt den Status der Rechnung zurück.
Dokument und Anhänge herunterladen: Lädt die Rechnungs-PDF und alle weiteren Anhänge herunter.
Protokolle anzeigen: Zeigt den Aktivitätsverlauf für diese Rechnung an.
E-Mail-Details: Zeigt Metadaten der ursprünglichen E-Mail an.

DATEV-Integration und Notizen

Notiz hinterlegen: Wenn die DATEV-Integration aktiviert ist, können Sie für jeden Beleg eine Notiz für Ihre Buchhaltung hinterlegen, die bei der Synchronisation übertragen wird.
Automatische Synchronisation: Bei aktivierter Automatik werden alle freigegebenen Rechnungen nahtlos an DATEV Unternehmen online übertragen.

Zusammenfassung des Workflows

Empfang: Rechnung geht per E-Mail ein und wird automatisch importiert.
Prüfung & Freigabe: Rechnung wird auf fachliche und zahlungstechnische Richtigkeit geprüft und von berechtigten Benutzern freigegeben (Vier-Augen-Prinzip).
Buchhaltung: Rechnung wird – manuell oder automatisch – an DATEV gesendet.
Zahlung: Rechnung wird als „bezahlt“ markiert und der Prozess ist abgeschlossen.

Diese zentrale Verwaltung sorgt für Transparenz, Sicherheit und Effizienz in Ihrer Finanzbuchhaltung.