Das Modul „Rechnungseingang“ ist die zentrale Anlaufstelle für alle bei Ihnen eingehenden Rechnungen von Ihren Lieferanten. Durch die Integration einer speziellen E-Mail-Adresse erfasst das System Rechnungen automatisch, erkennt Standards und unterstützt Sie bei der effizienten Bearbeitung und Buchhaltung.
Automatischer Rechnungsempfang und -import
So funktioniert der automatische Workflow:
- E-Mail-Weiterleitung: Rechnungen, die Sie an die im Tab „Meine Firma > Rechnungseingang„hinterlegte E-Mail-Adresse weiterleiten, werden automatisch vom System importiert.
- Intelligente Erkennung: Das System erkennt standardisierte Rechnungsformate wie ZUGFeRDund XRechnung und extrahiert automatisch alle relevanten Daten (Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Lieferant, Positionen, etc.).
- Automatische Lieferanten-Zuordnung:
- Wird ein Lieferant anhand seiner Daten (z.B. Name, USt-IdNr.) in Ihrer Lieferantenliste erkannt, wird die Rechnung automatisch diesem Lieferanten zugeordnet.
- Ist der Lieferant noch nicht hinterlegt, erstellt das System automatisch einen neuen Lieferantenstammsatz aus den Rechnungsdaten.
Für nicht-standardisierte Rechnungen (z.B. einfache PDFs oder TIFF-Bilder) können Sie die Rechnungsdaten manuell erfassen, indem Sie den Anhang öffnen und die Informationen übertragen.
Die Übersichtstabelle
In der Übersicht sehen Sie alle Ihre Eingangsrechnungen mit folgenden Informationen:
- Dokumente: Rechnungsnummer und -datum.
- Fällig am: Das Fälligkeitsdatum der Rechnung.
- Lieferant: Der Name des Rechnungsstellers.
- Stichwörter: Optionale Schlagwörter.
- Betrag: Der Rechnungsbetrag.
- DATEV: Zeigt den Synchronisationsstatus mit DATEV an.
- Aktionen: Verschiedene Bearbeitungsoptionen (siehe unten).
Über die Filterleiste können Sie die Ansicht nach Lieferant, Bezahlstatus, Zeitraum und anderen Kriterien einschränken.
Rechnungsbearbeitung und -freigabe
Je nach Konfiguration Ihrer Freigaberechte und Einstellungen stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung:
Hauptaktionen:
- Bearbeiten (Stift-Symbol): Öffnet ein Formular, in dem Sie alle Rechnungsdaten manuell überprüfen und korrigieren können (Lieferant, Daten, Beträge, Steuernummer, etc.).
- Freigabe (Schloss-Symbol): Ist die „doppelte Freigabe“ aktiviert, können Benutzer mit entsprechenden Rechten hier die sachliche (fachliche Richtigkeit) oder zahlreiche(zahlungstechnische Prüfung) Freigabe erteilen.
- Bezahlt/Unbezahlt markieren: Setzen Sie den Zahlungsstatus der Rechnung.
- Gültig/Ungültig markieren: Kennzeichnen Sie die Rechnung als (un)gültig.
- Vorschau (Auge-Symbol): Zeigt eine Vorschau des Rechnungsanhangs an.
- Sync nach DATEV: Löst die manuelle Synchronisation des Belegs mit DATEV aus. Ist die automatische Synchronisation aktiv, erscheint hier ggf. der Status.
Weitere Aktionen (Drei-Punkte-Menü):
- Nach Lieferant filtern: Filtert die Ansicht sofort nach dem Lieferanten dieser Rechnung.
- Markiere als ungelesen: Setzt den Status der Rechnung zurück.
- Dokument und Anhänge herunterladen: Lädt die Rechnungs-PDF und alle weiteren Anhänge herunter.
- Protokolle anzeigen: Zeigt den Aktivitätsverlauf für diese Rechnung an.
- E-Mail-Details: Zeigt Metadaten der ursprünglichen E-Mail an.
DATEV-Integration und Notizen
- Notiz hinterlegen: Wenn die DATEV-Integration aktiviert ist, können Sie für jeden Beleg eine Notiz für Ihre Buchhaltung hinterlegen, die bei der Synchronisation übertragen wird.
- Automatische Synchronisation: Bei aktivierter Automatik werden alle freigegebenen Rechnungen nahtlos an DATEV Unternehmen online übertragen.
Zusammenfassung des Workflows
- Empfang: Rechnung geht per E-Mail ein und wird automatisch importiert.
- Prüfung & Freigabe: Rechnung wird auf fachliche und zahlungstechnische Richtigkeit geprüft und von berechtigten Benutzern freigegeben (Vier-Augen-Prinzip).
- Buchhaltung: Rechnung wird – manuell oder automatisch – an DATEV gesendet.
- Zahlung: Rechnung wird als „bezahlt“ markiert und der Prozess ist abgeschlossen.
Diese zentrale Verwaltung sorgt für Transparenz, Sicherheit und Effizienz in Ihrer Finanzbuchhaltung.
Max Mustermann
