Rechnungseingang – E-Mail-Weiterleitung einrichten

Im Tab „Rechnungseingang“ innerhalb von „Meine Firma“ richten Sie die zentrale Schnittstelle für den automatischen Empfang Ihrer Eingangsrechnungen ein. Durch die Konfiguration einer eindeutigen E-Mail-Adresse können Sie Rechnungen bequem per Weiterleitung erfassen, die dann automatisch im System verarbeitet werden.

Die Funktionsweise der E-Mail-Weiterleitung

Das System generiert für Ihr Unternehmen eine eindeutige und persönliche E-Mail-Adresse. Alle Rechnungen, die Sie an diese Adresse weiterleiten, werden automatisch im Modul „Rechnungseingang„ als neue Belege erfasst und, wenn möglich, automatisch ausgelesen.

So richten Sie die Weiterleitung ein

1. Navigieren Sie zu „Meine Firma“ und wählen Sie den Tab „Rechnungseingang“.
2. Sie sehen dort Ihre persönliche Erfassungsadresse:
   eingangsrechnung+[Ihre eindeutige ID]@iki-erechnung.de
3. Klicken Sie auf das Kopieren-Symbol , um diese Adresse in Ihre Zwischenablage zu kopieren.
4. Weiterleitung in Ihrem E-Mail-Postfach einrichten:
   • Loggen Sie sich in Ihrem E-Mail-Account ein (z.B. Outlook, Gmail, etc.), von dem aus Sie Rechnungen erhalten.
   • Suchen Sie in den Einstellungen nach der Option „Weiterleitung“ oder „Filters“.
   • Richten Sie eine Regel ein, dass alle E-Mails, die eine Rechnung enthalten oder von bestimmten Absendern stammen, automatisch an Ihre kopierte Erfassungsadresse weitergeleitet werden.

Absender-E-Mail bestätigen

Um sicherzustellen, dass das System die Rechnungen korrekt Ihrem Konto zuordnen kann, müssen Sie die E-Mail-Adresse bestätigen, von der aus Sie die Weiterleitung vornehmen.

1. Tragen Sie im Feld „E-Mail Adresse“ die Adresse ein, von der Sie Ihre Rechnungen an die Erfassungsadresse weiterleiten werden (in der Regel Ihre Geschäfts-E-Mail-Adresse).
2. Klicken Sie auf „Speichern“.

Wichtig: Dieser Schritt stellt sicher, dass unser System die weitergeleiteten Rechnungen korrekt identifiziert und Ihnen in Ihrem Account zuweist.

Zusammenfassung der Vorteile

• Automatisierung: Kein manuelles Hochladen von Rechnungen mehr nötig.
• Zeitersparnis: Rechnungen landen direkt und ohne Umwege in Ihrer Buchhaltungssoftware.
• Fehlervermeidung: Reduziert das Risiko, Rechnungen zu verlieren oder zu vergessen.
• Schnelle Bearbeitung: Durch automatische Erfassung und Lieferantenzuordnung können Rechnungen sofort bearbeitet und freigegeben werden.

Tipp: Geben Sie diese Erfassungs-E-Mail-Adresse auch direkt bei neuen Lieferanten an, um den Prozess von Beginn an zu automatisieren.